Das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement: Weniger Einsatz bringt mehr Erfolg

Unser größter Gegner im Berufsalltag ist die Zeit. Sie reicht häufig partout nicht aus, um alle Aufgaben perfekt zu bearbeiten.

Der Fehler ist, die Worte „alle Aufgaben“ und „perfekt“ in ein und demselben Satz zu verwenden. Das Pareto-Prinzip des Zeitmanagements, auch als 80-zu-20-Regel bekannt, hat das erkannt. Warum 80 zu 20? Weil sich erfahrungsgemäß 80 Prozent des Erfolgs in der Regel bereits mit 20 Prozent des Arbeitsaufwandes erreichen lassen – und es somit nicht immer angebracht ist, nach 100 Prozent, also Perfektionismus zu streben.

Wer das weiß und seine Arbeitsweise dahingehend verändert, kommt seinem Ziel eines besseren Zeitmanagements einen großen Schritt näher.

Definition: Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto (1848-1923) zurück. Er stellte Anfang des 20. Jahrhunderts in seinen Studien fest, dass 20 Prozent der italienischen Grundbesitzer 80 Prozent des Bodens besaßen. Daraus leitete er die Annahme ab, dass sich 80 Prozent der Aufgaben mit 20 Prozent Einsatz erledigen lassen – woraus sich die 80-zu-20-Regel ergab, die seither in allen möglichen Bereichen des Lebens und allen voran im Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement Verbreitung findet.

Methode: Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?

Die Grundidee ist simpel und gerade deshalb so eingängig: Statt zu versuchen, alles bis ins kleinste Detail erledigen zu wollen, sollten jene Teilaufgaben extrahiert werden, die am meisten zum Gesamterfolg beitragen (80 Prozent) und sich in relativ geringer Zeit erledigen lassen (20 Prozent). Ist das geschafft, kann die verbleibende Zeit zur Optimierung aufgewendet werden.

Der Hintergedanke des Pareto-Prinzips ist dabei schlichtweg, dass wir uns nicht in Details verlieren sollten, wenn wir Ergebnisse bringen wollen. Ein großer Teil der Arbeiten, mit denen wir in unserem Berufsalltag täglich konfrontiert sind, trägt nämlich nur mittelbar oder kaum zum Erfolg bei. Beispiel Meetings. Beispiel Telefonate. Beispiel E-Mails. All das ist notwendig und kostet viel Zeit, bringt aber erstmal nur wenig ein.

Die Nähe des Pareto-Prinzips zum Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem früheren US-Präsidenten, ist unübersehbar. Auch darin geht es darum, wichtige Aufgaben zu ermitteln und ihnen im persönlichen Zeitmanagement jenen Raum zu geben, den sie brauchen. Dabei wird eine Unterscheidung zwischen „wichtig“ und „dringend“ vorgenommen, wobei nicht alle Aufgaben, die dringend sind, am Ende auch wichtig sein müssen.

Beispiel: So lässt sich das Pareto-Prinzip in der Praxis anwenden

An Beispielen für das Pareto-Prinzip in der Praxis mangelt es weiß Gott nicht. Zu finden sind sie in allen möglichen Lebensbereichen – wenngleich die 80-zu-20-Verteilung nicht immer haargenau stimmt, aber sehr wohl die Richtung vorgibt:

• 20 Prozent der Autofahrer verursachen 80 Prozent der Unfälle.
• 20 Prozent der Online-Shops generieren 80 Prozent des Umsatzes.
• Unternehmen machen häufig 80 Prozents ihres Umsatzes mit 20 Prozent ihrer Kunden – und mit 20 Prozent ihrer Produkte.

In der Wirtschaft und im eigenen beruflichen Alltag lässt sich die 80-zu-20-Regel gewinnbringend einsetzen. Unternehmen sollten jenes Fünftel ihrer Produkte finden, die vier Fünftel des Gewinns abwerfen – und diese weiter verbessern und stärker promoten. Auch gilt es, jene 20 Prozent der eigenen Kunden besonders zu pflegen, die für 80 Prozent der Einnahmen verantwortlich sind – damit sie auch weiterhin treu bleiben.

Und im Zeitmanagement?

Hier sollten wir jene Aufgaben herausfiltern, die wirklich für unsere Ziele nützlich sind – und unser Arbeiten auf diese konzentrieren. Wir müssen uns von dem Gedanken lösen, alles gleichzeitig erledigen zu wollen. Denn so verlieren wir uns nur in unwichtigen Dingen, die uns keinen Schritt voranbringen. Müssen wir etwa in kurzer Zeit eine Präsentation für ein Meeting mit einem Kunden erstellen, sind Inhalte wichtiger als Design. Wir sollten also unsere knappe Zeit erst einmal in Zahlen und Fakten investieren, bevor wir die Hintergrundfarbe festlegen und hübsche Grafiken erstellen.

via QuoteFancy

Pro und Contra: Das sind die Vor- und Nachteile

Es gibt durchaus Kritik am Pareto-Prinzip. So propagiere es, Aufgaben nur zu 80 Prozent zu erledigen, was aber nicht immer ausreicht (eine Seminararbeit im Studium mag dann zwar die wichtigsten Fakten enthalten, ist aber eben noch nicht fertig). Auch lässt es sich in vielen Bereichen als eine Art Recht-des-Stärkeren-Prinzips deuten, wie es etwa der Deutschlandfunk in einer sehr ausführlichen, eher gesamtgesellschaftlichen Kritik darlegt: Wenn nur 20 Prozent (zum Beispiel der Bevölkerung) wichtig sind, welchen Wert haben dann überhaupt noch die restlichen 80 Prozent?

Natürlich müssen wir aufpassen, dass wir das Pareto-Prinzip nicht missverstehen. Es besagt einfach nur, dass wir uns primär auf die für unseren Erfolg wichtigsten Dinge konzentrieren sollten. Wollen wir darüber hinaus dann doch 100 Prozent Ertrag, müssen wir auch 100 Prozent Leistung bringen.

Fazit

Das Pareto-Prinzip erinnert uns daran, dass nicht alle Arbeiten gleich wichtig sind und wir Prioritäten setzen müssen. Es ist in gewissem Sinne die Grundlage für andere Zeitmanagement-Methoden wie die ABC-Analyse, die alle Aufgaben ordnet und dafür wirbt, den entscheidenden mehr Raum zu geben und unwichtige schneller zu erledigen oder einfach auch mal liegen zu lassen.

Im Beitrag „10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement im Alltag“ geben wir einige konkrete Ideen und Empfehlungen für eine bessere Effizienz im Arbeitsalltag.