Zeitmanagement: So organisieren Sie sich richtig

Sätze wie „Sorry, keine Zeit!“ oder „Warum bloß hat mein Tag nur 24 Stunden?“: Wie oft haben wir sie schon gehört – und wie oft zu anderen gesagt. Dabei ist das Unsinn! Zeit ist kein Rohstoff und Zeit geht auch nicht aus. Zeit ist immer da – nur sind wir schlicht oft nicht in der Lage, sie sinnvoll zu nutzen. Wir haben kein Zeitproblem, sondern ein Problem mit unserem Zeitmanagement.

Der Begriff ist dabei in unserer auf Leistung orientierten Gesellschaft in aller Munde. Geben Sie ins Google-Suchfeld „Zeitmanagement“ ein, erhalten Sie über 2,3 Millionen Treffer. Seminare beschäftigen sich mit Zeitmanagement, ganze Bücher wurden und werden dazu geschrieben – mehr als 60.000 Ergebnisse bei Amazon sprechen eine deutliche Sprache.

Man könnte fast glauben, es handele sich beim Zeitmanagement um ein Mysterium, das zu lüften sich die Menschheit zur Aufgabe gemacht hat.

Dabei ist es gar nicht so schwer, das eigene Leben so zu organisieren, dass es problemlos in die vorgegebene Zeit passt. Ein paar Regeln, zielführende Methoden und eine gewisse Portion Selbstdisziplin: Viel mehr braucht es im Grunde nicht.

Und damit Sie Ihre wertvolle Zeit nicht dafür aufwenden müssen, sich durch die unüberschaubare Masse an Zeitmanagement-Literatur zu graben, erfahren Sie in unserer Blog-Serie alles, was Sie wissen müssen – wertvolle Tipps für ein gutes Zeitmanagement und somit mehr freie Zeit inklusive.

Am Anfang war die Definition: Was ist Zeitmanagement?

Um gleich am Anfang ein wenig vom Mythos des Zeitmanagements wegzunehmen, möchten wir ausnahmsweise mal die Wikipedia zitieren. Die merkt gleich im ersten Satz ihres Eintrags zum Thema an, dass Zeitmanagement – englisch: Time Management – auch mit „Zeitplanung“ übersetzt werden kann. Und das klingt doch gleich schon etwas weniger furchteinflößend.

Tatsächlich braucht auch niemand Angst vorm Zeitmanagement zu haben. Seine Zeit zu planen kann man ebenso lernen wie Fahrrad zu fahren. Und wenn Sie das einmal verinnerlicht haben, verlernen Sie es auch nicht mehr.

Hinter dem Begriff des Zeitmanagements verbirgt sich dabei eine ziemlich klare Idee: Wie können Aufgaben so geplant und umgesetzt werden, dass die zur Verfügung stehende Zeit optimal genutzt wird – und vor allem auch ausreicht? Oder andersherum gefragt: Welche Aufgaben können, sollten und womöglich müssen wir in der uns zur Verfügung stehenden Zeit erledigen – und welche sind nicht so bedeutsam, dass wir dafür unsere Zeit investieren?

In dieser Zeitmanagement-Definition zeigt sich bereits, dass es in erster Linie weniger um ein Management der Zeit geht, sondern vielmehr um eine Art Selbstmanagement – weshalb viele auch lieber auf diesen Begriff zurückgreifen. Ihr Argument: Nicht die Zeit kann schließlich gemanagt, also beeinflusst werden, sondern nur unser Umgang damit. Unsere Arbeitsweise. Also wir selbst.

Erst denken, dann handeln: Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrem Zeitmanagement?

Bevor Sie sich hinsetzen und schauen, wie Sie Ihre Zeit besser nutzen können, sollten Sie sich erst einmal über ein paar Dinge klarwerden. Vor allem: Welche Ziele verfolgen Sie eigentlich? Denn davon hängt ab, wie Sie vorgehen sollten, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen.

Und je nach Persönlichkeit sicher auch noch einige andere.

Nur mit einem klaren Ziel vor Augen ist es möglich, einen konkreten Plan zu entwickeln, wie Sie dieses Ziel erreichen. Schreiben Sie an einem Aufsatz für Ihr Studium oder Ihren Job? Dann verfolgen Sie damit zum einen ein berufliches Karriereziel, vielleicht aber auch eher ein finanzielles Ziel oder ein geistiges Ziel, weil Sie die Arbeit persönlich voranbringt. Je nachdem, worin Ihre Motivation liegt und welche Bedeutung diese Aufgabe für Sie hat, werden Sie Ihr persönliches Zeitmanagement darauf abstimmen können.

Der Hochschuldozent, Autor und Berater Prof. Dr. Jörg Knoblauch hat in seinem bereits mehrfach aufgelegten Buch „Zeitmanagement“ die Bedeutung klarer Ziele betont und die Gefahren von Ziellosigkeit benannt. Ihm zufolge besteht die Gefahr eines negativen Kreislaufs, der zu Planlosigkeit und Ausbleiben von Erfolgserlebnissen führt und an dessen Ende jede Menge unerledigte Aufgaben stehen – und somit wieder ein Zeitproblem.

Alles eine Frage der Methode: Welche Wege führen zu einem guten Zeitmanagement?

Mit dem Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement ist es wie mit der Stadt Rom: Viele Wege führen dorthin. Welcher Weg der richtige für Sie ist, hängt ganz von Ihnen, Ihren Zielen und den Rahmenbedingungen ab. Gemein ist allen Wegen beziehungsweise Methoden eines: Mit etwas Übung sind sie gut zu verinnerlichen und sehr bald intuitiv in Ihrem Alltag umsetzbar.

Methoden gibt es wie Sand am Meer. Betrachtet man sie genauer, ähneln sich viele in ihrer Kernidee, legen den Schwerpunkt aber auf jeweils etwas andere Details. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zunächst einen Überblick über die wichtigsten Methoden und ihren Grundgedanken geben.

SMART-Methode

Die Idee: Die SMART-Methode soll helfen, Ziele zu formulieren, Abläufe zu strukturieren und anhand von Anreizen und klaren Vorgaben dafür zu sorgen, dass die Ziele am Ende verwirklicht werden können.

So funktioniert es: SMART steht für Specific, Measurable, Activating, Reasonable und Time-Bound. Dahinter verbergen sich 5 Stufen, wie bei einer Zielfestlegung vorzugehen ist:

  • Specific (Spezifisch): Die Ziele sollten so genau und spezifisch wie möglich formuliert werden.
  • Measurable (Messbar): Diese Ziele müssen messbar sein.
  • Activating (Attraktiv): Die Erreichung der Ziele muss erstrebenswert sein.
  • Reasonable (Realistisch): Die Aufgaben, die zur Erreichung der Ziele notwendig sind, müssen machbar sein.
  • Time-Bound (Terminiert): Klare Fristen zur Zielerreichung sorgen für eine verbindliche Planung.

Werden aus übergeordneten Zielen möglichst konkrete Aufgaben in Form von Teilaufgaben – man könnte auch sagen Meilensteinen oder Etappenzielen – lassen diese sich zeitlich besser managen, was die Erfolgsaussichten merklich erhöht.

SMART

Pareto-Prinzip

Die Idee: Der italienische Denker Vilfredo Pareto ist der Namensgeber des Pareto-Prinzips, das auch als 80-zu-20-Regel bekannt ist. Pareto zufolge ist der größte Teil einer Arbeit (80 %) mit einem überschaubaren Gesamtaufwand (20 %) zu bewerkstelligen. Der Rest dient der Perfektion. Falls Ihnen die Kurzversion nicht ausreicht, haben wir HIER weiterführende Informationen,

So funktioniert es: Wenn Sie Ihre Aufgaben angehen, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Sie in der Regel bereits mit 20 % der Arbeit 80 % Ihres Erfolges erzielen. Um es etwas anschaulicher zu machen, ein Beispiel: In Business-Konferenzen wird der größte (und wichtigste) Teil der Beschlüsse in relativ kurzer Zeit gefasst. Danach wird über Details gesprochen, die durchaus ihre Bedeutung haben mögen, aber den Erfolg nur noch um Nuancen verändern. Das heißt: Wenn Sie Ihre Ziele klar definieren und es Ihnen dabei gelingt, wichtige Dinge von unwichtigen zu unterscheiden, können Sie sich auf das Wichtige konzentrieren und dieses in relativ kurzer Zeit gezielt abarbeiten. Danach bleibt mehr Zeit für Perfektionierung – oder andere wichtige Aufgaben, die bisher liegengeblieben sind. Ebenfalls bittet es sich an zeitfressende Aufgaben zu delegieren, um sich auf die wichtigen Herausforderungen zu konzentrieren. 

Pareto

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Alpen-Methode

Die Idee: Die Vielzahl an zu erledigenden Aufgaben wird zeitlich hinterlegt und nach Wichtigkeit eingeteilt. So können bedeutende Aufgaben prioritär bearbeitet werden und weniger wichtige Dinge mit dem ihrer Bedeutung entsprechenden Aufwand. 

So funktioniert es: Die ALPEN-Methode funktioniert ähnlich wie die SMART-Methode, wenngleich der Ablauf ein anderer ist. ALPEN steht dabei für Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen und Nachkontrolle:

  • Aufgaben notieren: Gelistet werden alle Aufgaben, Termine, Aktivitäten usw., die an einem Tag erledigt werden müssen. Verstehen kann man das als eine Art To-do-Liste, die vorerst keiner Ordnung unterliegen muss. Wichtig ist nur, dass Sie möglichst nichts vergessen sollten.
  • Länge schätzen: Für jede Aufgabe schätzen Sie nun, wie lange deren Bearbeitung in Anspruch nehmen wird. Genauigkeit ist dabei Trumpf: Notieren Sie also Termine exakt mit Uhrzeiten und nutzen Sie Erfahrungswerte, wie lange Sie normalerweise für eine Arbeit brauchen. Dabei gilt, dass Sie die Zeiten nicht zu knapp bemessen sollten.
  • Pufferzeiten vorsehen: Irgendetwas kommt immer dazwischen. Deshalb sollten Sie Ihren Arbeitstag nach der 40-Prozent-Regel strukturieren: Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Zeit für konkrete Aufgaben und lassen Sie 40 Prozent als Puffer für unerwartete Dinge.
  • Entscheidungen treffen: Nicht immer werden Sie alles schaffen können. Trennen Sie also Wichtiges von Unwichtigem – und treffen Sie Entscheidungen, was prioritär erledigt werden sollte.
  • Nachkontrolle: Kontrollieren Sie, welche geplanten Aufgaben Sie erledigt haben und welche in den nächsten Tag übernommen werden müssen. Die Erfahrungen, die Sie bei der Nachkontrolle sammeln, helfen Ihnen auch bei der künftigen Zeitplanung.

 

ABC-Analyse

Die Idee: Die ABC-Analyse lenkt den Fokus auf die Wichtigkeit von Aufgaben und hilft so dabei, die Zeit für das aufzuwenden, das den größten Erfolg verspricht. HIER finden Sie einen ausführlichen Beitrag mit Tipps und Tricks!

So funktioniert es: Unterschieden wird in A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben. A-Aufgaben sind die bedeutendsten, C-Aufgaben die am wenigsten wichtigen. A-Aufgaben versprechen dabei den größten Nutzen und sind – hier gibt es eine Ähnlichkeit mit dem Pareto-Prinzip – in der Regel mit einem vergleichsweise geringen Zeitaufwand von Ihnen zu erledigen. Anders als B-Aufgaben können Sie A-Aufgaben nicht delegieren. C-Aufgaben wiederum sind häufig Routine-Tätigkeiten, um die Sie zwar nicht herumkommen, deren Bedeutung aber überschaubar ist und die Sie möglichst schnell abarbeiten oder delegieren sollten.

 

Eisenhower-Prinzip

Die Idee: Der frühere amerikanische Präsident ist der Namensgeber dieses Prinzips, das einen Unterschied macht zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Nicht alles, was dringend ist, ist zugleich auch wichtig. 

So funktioniert es: Unterschieden wird in 4 Aufgabenkategorien:

  • Dringend und wichtig: Darunter fallen Aufgaben, die keine Aufschiebung dulden und auch bedeutend für den Erfolg sind. Das sind zum Beispiel Krisen und Projekte mit einem Zeitlimit.
  • Dringend, aber unwichtig: Viele Unterbrechungen wie etwa Anrufe fallen in diese Kategorie. Sie müssen sofort bearbeitet werden, sind aber nicht immer wirklich bedeutend.
  • Wichtig, aber nicht dringend: In diesen Bereich fallen vor allem strategische Arbeiten und Dinge, die eine langfristige Wirkung besitzen, etwa Weiterbildungen oder Planungen.
  • Nicht dringend und unwichtig: Hierunter fällt alles ohne jegliche Bedeutung – und im Idealfall sollte es gelingen, sich von diesen Tätigkeiten und Einflüssen komplett zu lösen.

Prioritär sind für Eisenhower jene Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringend. Ihm zufolge machen diese den Lebenserfolg eines Menschen aus.

 

Weitere Methoden beschäftigen sich mit der Frage, wie Arbeitsabläufe am besten getaktet werden können. Grundlage dieses Gedankengangs ist das Wissen darum, dass wir nicht gleichmäßig produktiv und je nach Tageszeit unterschiedlich leistungsfähig sind. Wichtig ist dabei, die eigene Leistungskurve zu kennen. Ganz allgemein lässt sich sagen, dass wir vormittags am produktivsten sind, nach dem Mittag einen Tiefpunkt erreichen und am späteren Nachmittag noch einmal ein kleines Hoch einlegen, das aber nicht an die Leistung am Vormittag heranreicht.

Den Arbeitstakt wiederum thematisieren Konzepte wie die Pomodoro-Technik und die 60-60-30-Methode. Erstere sieht vor, dass wir 25 Minuten konzentriert arbeiten und dann 5 Minuten Pause machen sollten. Nach einem Zyklus von 4 dieser Arbeitshäppchen – nach 2 Stunden also – sollten wir eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen. Die 60-60-30-Variante verfolgt die gleiche Grundidee, jedoch folgen nach einer Stunde Arbeit 5 Minuten Pause und es schließt sich eine erneute Arbeitsstunde an, bevor eine halbstündige Pause ansteht.

Sie möchten mehr über das Eisenhower-Prinzip erfahren? HIER finden Sie noch weitere Infos!

Technik, die hilft: Welche nützlichen Zeitmanagement-Apps und Tools gibt es?

Planung ist nicht jedermanns Sache, das ist uns natürlich klar. Und auch wenn der klassische Terminkalender eigentlich alles mitbringt, was es für ein gutes Zeitmanagement braucht, so bieten einige Zeitmanagement-Apps und Zeitmanagement-Tools doch einen gehörigen Mehrwert.

Todoist

Todoist ist sowas wie die Standard-App für alle, die ihre Termine und Aufgaben übersichtlich verwalten wollen. Sie folgt der Idee einer To-do-Liste. In der kostenlosen Basisversion bleibt Todoist eher simpel und kann mit einem klassischen Papier-Terminplaner verglichen werden, der ein paar Zusatzfunktionen bereithält. Die kostenpflichtige Premium-Version bietet darüber hinaus auch Erinnerungen an und die Möglichkeit, Aufgaben mit Etiketten zu versehen.

Trello

Die App Trello verfolgt eine ähnliche Idee wie Todoist, indem es ebenfalls möglich ist, Aufgaben zu erstellen und zu verwalten. Diese werden in sogenannten Boards organisiert, die sich wiederum beliebig verschieben und auch in Teams nutzen lassen. Trello ist dabei in weiten Zügen kostenlos und bietet die wichtigsten Funktionen gratis an.

Chaos Control

Der Name ist bei Chaos Control Programm: Diese Zeitmanagement-App sagt dem Chaos den Kampf an. Mit diesem Tool können Projekte angelegt und mit zeitlichen Zielvorgaben versehen werden. Außerdem lässt sich die App mit anderen Anwendungen synchronisieren, was Nutzern entgegenkommt, die mehrere digitale Kalender nutzen.

Outlook und Google Calendar

Auch wenn die oben genannten Zeitmanagement-Apps zumindest in einer Grundvariante stets kostenlos sind, genügen für viele Aufgaben auch klassische Tools wie Microsoft Outlook oder Google Calendar. Sie bieten weitreichende Funktionen wie Erinnerungen für Termine, Etiketten für bestimmte Projekte und Möglichkeiten, in Teams zu arbeiten.

Zenkit

Die deutsche App Zenkit ist ein Tool zum Management von Aufgaben. Die App ermöglicht es, in Teams zu arbeiten, wobei die Organisation und die Art der Aufgaben jeweils für die spezifischen Anforderungen der Teams angepasst werden können. Das Tool galt lange Zeit als deutsche Antwort auf Trello, hat seinen Konkurrenten aber in punkto Funktionspalette längst überholt.

 

Diese Tools sind alle richtig stark, aber dennoch möchten wir eines betonen: Sie können eine gute Grundplanung mit Zielfindung, Aufgabenplanung und Zeitabschätzung samt Fristensetzung nicht ersetzen, sondern nur begleiten. Sie sind ein sehr nützliches Hilfsmittel, damit Teilaufgaben nicht in Vergessenheit geraten und Deadlines eingehalten werden, entbinden aber nicht von der Aufgabe, sich um ein gutes Selbstmanagement zu bemühen.

 

Fazit

Zeit ist Geld – und ein gutes Zeitmanagement von unschätzbarem Wert. Was nach einer Binsenweisheit klingt, ist harte Business-Realität. Wenn Sie im Projektalltag bestehen wollen, kommt es auf eine gut kalkulierte Zeitplanung an, die auf konkreten Zielen beruht. Aufgaben, Termine und Aktivitäten müssen nach Wichtigkeit geordnet und in einen zeitlichen Rahmen gepackt werden. All das ist Voraussetzung für den Geschäftserfolg – und beugt nicht nur Arbeitsstress vor, sondern schafft vor allem auch Freiräume für andere Tätigkeiten im professionellen wie auch persönlichen Umfeld.

Ein paar Ratschläge gefällig, wie sich die Zeitmanagement-Theorie in der Praxis konkret umsetzen lässt? In unserem Beitrag „10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement“ finden Sie jede Menge Hinweise und Ideen für Ihre Zeitplanung.

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