Besseres Zeitmanagement mit der ABC-Analyse: Prioritäten festlegen und Wichtiges zuerst bearbeiten

Im Job sehen wir uns täglich einer regelrechten Flut an Aufgaben ausgesetzt. Darunter sind große Projekte, kleinere Teiltätigkeiten und auch vieles, das Zeit kostet, aber nicht immer direkt zu einem Nutzen oder Ergebnis führt. Die Kunst besteht darin, all diese Aufgaben zu ordnen und zu gewichten und dann zu entscheiden, welche Tätigkeiten im Sinne eines effizienten Zeitmanagements prioritär sind und welche warten können.

Nicht jedem fällt diese Auswahl gleichermaßen leicht. Dabei gibt es zahlreiche Instrumente und Zeitmanagement-Methoden, die uns dabei helfen können, wichtige Tätigkeiten von unwichtigen zu unterscheiden.

Eine der bekanntesten Methoden ist die ABC-Analyse. Weil sie so simpel ist, lässt sie sich auf viele Anwendungsbereiche übertragen.

Definition: Was ist die ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse ist keine reine Methode für Zeitmanagement oder Selbstmanagement, sondern ganz allgemein ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Komplexe Sachverhalte werden in eine simplifizierte Struktur gebracht und in Prioritäten eingeteilt. So kann zum Beispiel die Frage, welche Produkte am meisten zum Gewinn und damit zum Erfolg eines Unternehmens beitragen (A-Produkte) und welche am wenigsten (C-Produkte), durch die ABC-Analyse beantwortet werden.

Methode: Wie funktioniert die ABC-Analyse?

Die Grundidee hinter der ABC-Methode ist simpel: Ein komplexes Ausgangsproblem wird in drei genießbarere Häppchen aufgeteilt, die im Anschluss leichter verarbeitet werden können. Diese Häppchen heißen A (hohe Bedeutung/Priorität), B (mittlere Bedeutung/Priorität) und C (geringe Bedeutung/Priorität). Die ABC-Analyse kann – wie oben beschrieben – etwa bei der Bewertung von Produktlinien ebenso wie bei der Auswahl der richtigen Kunden hilfreich sein. Oder eben im Zeitmanagement.

Basis für die ABC-Analyse, die in den 1950er-Jahren entstanden ist, ist die 80-zu-20-Regel des Italieners Vilfredo Pareto, die seinem Schöpfer nach auch als Pareto-Prinzip bekannt geworden ist. Dieser Regel folgend lässt sich der überwiegende Teil einer Arbeit (80 %) mit einem vergleichsweise geringen Gesamtaufwand (20 %) erledigen. Anders gesagt: Indem wir uns auf die für den Gesamterfolg wichtigsten Arbeiten konzentrieren, können wir sehr viel Zeit sparen.

Und hier setzt die ABC-Analyse im Zeitmanagement an. Alle zu erledigenden Aufgaben werden aufgelistet und nach ihrer Bedeutung für den Gesamterfolg gewichtet: Wichtige Aufgaben mit einem sehr großen Erfolgsfaktor gehören zur Kategorie A, unwichtige Aufgaben ohne wirklichen Einfluss auf den Erfolg zur Kategorie C, alle dazwischenliegenden zur Kategorie B.

Stehen die Kategorien, sind diese nun entsprechend ihrer Bedeutung mit Zeitwerten zu unterlegen. Aufgaben der Kategorie A sollten Sie die meiste Arbeitszeit widmen, denn diese bringen Ihnen am meisten. Richtwert: etwa 60 Prozent der Arbeitszeit. B-Aufgaben sind nicht so dringend und auch weniger wichtig und lassen sich zudem nicht selten delegieren. Planen Sie nicht mehr als 20 bis 25 Prozent Ihrer Zeit für sie ein. C-Aufgaben sind in der Regel Routinetätigkeiten wie Anrufe, E-Mails und Co. Versuchen Sie, nicht mehr als 10 bis 15 Prozent Ihrer Arbeitszeit für sie aufzuwenden.

Beispiel: So lässt sich die ABC-Analyse in der Praxis anwenden

Gut anwenden lässt sich die ABC-Methode bei der Planung eines Arbeitstages:

• A-Aufgaben: Treffen mit einem Kunden, Zuarbeit zu einer Produktpräsentation am folgenden Tag
• B-Aufgaben: Antwort auf eine Kundenanfrage, Bericht zu einem laufenden Projekt, Termine mit Kunden vereinbaren
• C-Aufgaben: E-Mails lesen und beantworten, Kopien von Unterlagen für die Produktpräsentation am folgenden Tag machen

Das Treffen mit dem Kunden genießt Priorität, denn dabei geht es um einen möglichen Vertragsabschluss. Ebenso können Sie die Zuarbeit zur Präsentation am folgenden Tag meist nicht delegieren.

Die C-Aufgaben hingegen lassen sich gut in klar kalkulierten Zeitfenstern abarbeiten (E-Mails) oder delegieren (Kopien). Auch die B-Aufgaben sind nicht dringend, sondern können bei Bedarf auch am nächsten Tag bearbeitet werden.

Pro und Contra: Das sind die Vor- und Nachteile

Die Einfachheit der ABC-Methode ist Vor- und Nachteil zugleich. Zum einen lassen sich durch diese Analyseform komplizierte und komplexe Sachverhalte stark vereinfachen und auf das Wesentliche reduzieren. Zum anderen bleibt die ABC-Analyse dadurch recht unspezifisch und allgemein. Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass es nicht immer eindeutig ist zu entscheiden, in welche Kategorie bestimmte Aufgaben fallen. Hier muss jeder für sich selbst entscheiden, welche Tätigkeiten im Sinne seines Zeitmanagements prioritär sind und welche nicht.

Fazit

Die ABC-Analyse ist eine gute Methode, um für ein gutes Zeitmanagement einen Überblick über zu bearbeitende Aufgaben zu erhalten und diese nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Das Vorgehen ist simpel und lässt sich im professionellen Alltag schnell implementieren. Idealerweise sollte diese Methode jedoch mit anderen kombiniert werden, etwa mit der komplexeren ALPEN-Methode.