Einfach erklärt: Wie Sie mit dem Eisenhower-Prinzip Zeitmanagement optimieren

Erfolgreiche Manager wissen, dass es im stressigen Berufsalltag darauf ankommt, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Doch ist das für ein gutes Zeitmanagement nur die halbe Wahrheit. Von Bedeutung ist nämlich nicht nur, ob Aufgaben wichtig sind, sondern auch, wie dringend sie erledigt werden müssen. Hier setzt das Eisenhower-Prinzip des Zeitmanagements an.

Tatsächlich ist es nämlich häufig so: Wir kommen gar nicht dazu, uns um die wirklich wichtigen Aufgaben zu kümmern, weil immer wieder (scheinbar) dringende Dinge dazwischenkommen – und uns so unsere Zeit stehlen.

Sich das bewusst zu machen, hilft dabei, das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Wir erklären ganz einfach, wie das mithilfe der Eisenhower-Matrix geht.

Definition: Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip geht seinem Namen nach auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. In einer seiner Reden sagte er folgendes:

                „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Eisenhower wusste, wovon er sprach, musste er doch als 34. Präsident der USA ständig wichtige und dringende Entscheidungen treffen. Inwiefern er dabei eine bewusste Kategorisierung all seiner Aufgaben vornahm, wie sie das Eisenhower-Prinzip nahelegt, ist nicht überliefert. Für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist eine solche Bewertung aller anstehenden Arbeiten aber hilfreich.

Methode: Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Die Basis des Eisenhower-Prinzips, wie es in die Management-Literatur eingegangen ist, ist eine Matrix. Diese Eisenhower-Matrix unterscheidet in vier verschiedene Aufgabengruppen:

• Aufgaben, die wichtig UND dringend sind,
• Aufgaben, die wichtig, ABER NICHT dringend sind,
• Aufgaben, die dringend, ABER NICHT wichtig sind,
• Aufgaben, die WEDER wichtig, NOCH dringend sind.

Zu tun sind also zwei Dinge: Erstens müssen wir entscheiden, in welche dieser vier Kategorien eine Aufgabe gehört. Und zweitens ordnen wir auf dieser Basis dieser Aufgabe dann eine Priorität zu.

Der Bestseller-Autor James Clear hat dies sehr anschaulich in seiner eigenen Eisenhower-Box dargestellt und vier D definiert:

• DO: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind, sollen sofort erledigt werden und genießen die höchste Priorität. Es handelt sich etwa um plötzlich auftretende und dringende Probleme oder gar Krisen.
• DECIDE: Aufgaben, die wichtig, ABER NICHT dringend sind, werden mit einer Deadline versehen, bis zu der sie bearbeitet werden sollen. Darunter fallen in der Regel Planungsaufgaben oder Projekte.
• DELEGATE: Aufgaben, die dringend, ABER NICHT wichtig sind, können in der Regel an andere Kollegen delegiert werden. Dies können Meetings oder Anrufe sein oder jede Form von Unterbrechungen.
• DELETE: Aufgaben, die WEDER wichtig, NOCH dringend sind, sind nur Zeiträuber und sollten gänzlich gestrichen werden. Der Klassiker sind Aktivitäten, die persönlich Spaß machen, aber nichts zum Berufserfolg beitragen.

So viel zur Theorie. Und nun zur praktischen Anwendung im Arbeitsalltag.

Beispiel: So lässt sich das Eisenhower-Prinzip in der Praxis anwenden

Eine gewisse Ähnlichkeit der Eisenhower-Matrix zur ABC-Analyse ist unverkennbar. Auch darin wird eine Kategorisierung von Aufgaben vorgenommen, nur erfolgt diese anhand der Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit beim Eisenhower-Prinzip exakter.

In der Praxis empfiehlt sich gerade am Anfang, wenn die Einteilung noch nicht intuitiv erfolgt, ein Flipchart mit einer Vier-Felder-Matrix. Alle anfallenden und eingehenden Aufgaben werden darin verteilt:

• Der dringende Rückruf des wichtigen Geschäftspartners, der noch Redebedarf beim neuen gemeinsamen Projekt sieht, gehört in die Kategorie „Wichtig UND Dringend“ und wird sofort erledigt.
• Die Erstellung der Präsentation für das Meeting in einer Woche gehört in die Kategorie „Wichtig/Nicht dringend“ und wird mit einer Deadline versehen.
• E-Mails beantworten, Flüge buchen, Telefonate: In den meisten Fällen liegt in dieser Art von Aufgaben eine gewisse Dringlichkeit, aber sie sind nicht enorm wichtig. Sie können also delegiert werden. Oder aber Sie richten sich ein tägliches Zeitfenster ein, um sie gezielt abzuarbeiten und im Rest der Zeit ungestört zu bleiben.
• Social Media, Smalltalk und Co. gehören zur Kategorie „Nicht wichtig/nicht dringend“ und sind einfach nur Zeitfresser, von denen wir uns für ein gutes Zeitmanagement befreien sollten.

Pro und Contra: Das sind die Vor- und Nachteile

Kritik am Eisenhower-Prinzip thematisiert oft die von Eisenhower getätigte Aussage, wonach das Dringende nicht wichtig und das Wichtige niemals dringend sei. In der Praxis lässt sich das so nicht bestätigen.

Problematisch ist auch, dass die Definition der Begriffe „wichtig“ und „dringend“ am Ende jedem selbst überlassen ist. Vor allem bei der Entscheidung zur Wichtigkeit fehlt es in einer bestimmten Situation häufig an Weitblick, um die Tragweite einer Aufgabe zu verstehen.

Dafür bietet das Eisenhower-Prinzip jedoch eine sehr einfache Grundlage, um schnell und intuitiv Aufgaben zu gewichten. Der Vorteil dieser übersichtlichen Eisenhower-Matrix ist, dass sie sich rasch verinnerlichen lässt und so quasi in Fleisch und Blut übergeht.

Fazit

Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, im Alltag wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden und sich nicht von dringlichen, aber unwichtigen Aufgaben die Zeit stehlen zu lassen. Der große Vorteil des Prinzips: Es ist eingänglich und lässt sich schnell intuitiv anwenden.

Konkrete Ideen gefällig? In unserem Beitrag „10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement im Alltag“ finden Sie Empfehlungen, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen.