Eine gute Einladung schreiben: Diese Tipps sollten Sie beherzigen

 

Wer einlädt, der will, dass viele Gäste kommen. Wie das gelingt? Durch einen pfiffigen Betreff, eine persönliche Ansprache und die richtigen Infos. Was Sie sonst noch beachten sollten, wenn Sie eine Einladung schreiben, verraten wir in unserem Blog.

Tag der offenen Tür, ein Empfang für Geschäftspartner, ein Gala-Abend zum Firmenjubiläum oder eine private Feier zu einem runden Geburtstag oder zu einer Hochzeit: Anlässe für Feierlichkeiten gibt es zur Genüge – und das heißt in der Regel: Einladung schreiben.

Das mag banal klingen, doch kann jeder ein Lied über die möglichen Stolpersteine singen, der schon einmal bei einer Einladung die Adresse vergessen oder die Angabe zum Dresscode weggelassen hat – und sich dann vor Anrufen nicht retten konnte, weil die Gäste eben diese Informationen persönlich nachfragten. Jeder einzeln, natürlich.

Drum prüfe, wer eine Einladung verschickt, dass diese dem Anlass angemessen ist und alle Informationen enthält, die der eingeladene Gast wissen muss.

In unserem Blogtext erklären wir, was beim Schreiben von Einladungen zu beachten ist und worin sich Einladungsschreiben je nach Anlass unterscheiden. Auch geben wir Tipps, wie Sie mit Ihrer Einladung bei Ihren Gästen besonders punkten können und Lust auf Ihr Event machen – damit auch möglichst viele der Eingeladenen kommen.

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Das gehört in jede Einladung: Grundelemente und die wichtigsten Informationen

Zunächst mal ist eine Einladung ein Informationstext. Menschen sollen über ein bevorstehendes Ereignis informiert und zu diesem eingeladen werden. Das können eine Geburtstagsfeier, die Taufe des eigenen Kindes oder eine Gartenparty sein, aber natürlich auch Business Events wie Konferenzen, Empfänge, Filialeröffnungen, Messen oder schlicht ganz normale Meetings.

Bei allem gilt: Ein paar Grundinformationen dürfen in der Einladung nicht fehlen.

  • Anlass: Wieso laden Sie zu einer Veranstaltung ein? Der Eingeladene muss wissen, was ihn erwartet.
  • Datum: Nennen Sie nicht nur das Datum, sondern auch den Wochentag – so muss der Eingeladene nicht erst den Kalender bemühen, um zu schauen, ob nicht gerade an jenem Tag der allwöchentliche Kegelabend stattfindet.
  • Uhrzeit: Geben Sie an, wann genau die Veranstaltung beginnt, aber auch, ab wann Sie die Gäste erwarten. Um das „Ankommen“ angenehmer zu gestalten, bietet sich ein Sektempfang mit Stehtischen an, an denen die frühen Gäste miteinander Smalltalk halten können.
  • Ort: Den Ort sollten Sie so genau wie möglich angeben – idealerweise nicht nur die Adresse, sondern auch eine Wegbeschreibung. Zwar ist im Smartphone-Zeitalter die Anfahrt kein Problem mehr, aber nicht jeder kann mit Google Maps und Co. umgehen.
  • Angaben zur eingeladenen Person und Begleitpersonen: Führen Sie aus, wer genau eingeladen wird: Nur die angeschriebene Person oder auch eine oder mehrere Begleitpersonen?
  • Gastgeber: In den meisten Fällen mag es klar sein, aber gerade bei Geschäftsevents ist derjenige, der die Einladung verschickt, nicht immer auch der wirkliche Gastgeber. Schreiben Sie also dazu, wer genau einlädt: zum Beispiel der Geschäftsführer oder der Botschafter.
  • Ablauf: Viele Veranstaltungen folgen einem Zeitplan mit mehreren Einzelevents. Damit Ihre Gäste wissen, was sie erwartet und wie viel Zeit sie einplanen müssen, sollten Sie den Ablauf so genau wie möglich angeben. Das ist allein schon aus einem sehr praktischen Grund wichtig: Kann der Gast noch die letzte U-Bahn nehmen oder braucht er ein Taxi oder eine Übernachtungsmöglichkeit, weil die Feier etwas länger dauert?
  • Weitere Angaben und Hinweise: Erwarten Sie einen bestimmten Dresscode, sollten Sie das in der Einladung angeben. Auch Hinweise zu Geschenken – vor allem dann, wenn Sie keine Geschenke haben wollen und stattdessen um Spenden für einen bestimmten Zweck bitten – gehören hinein. Sollte die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung etwas kosten, so ist selbstverständlich auch diese Angabe zwingend.
  • Bitte um Zu- oder Absage: Für Sie als Organisator ist es wichtig zu wissen, wie viele Gäste am Ende tatsächlich kommen. Es macht einen Unterschied, ob Sie Essen für 100 oder für 30 Gäste bestellen müssen. Lassen Sie idealerweise – unabhängig vom gewählten Format der Einladung – auch Mail-Zusagen zu. Das macht es für die Gäste leichter.

Handschrift oder Computer: Wie persönlich darf es sein?

Während die Inhalte einer Einladung in der Regel selbstredend sind, besteht bei der Form sehr großer Gestaltungsspielraum. Wovon es abhängt, ob Sie zum Stift greifen sollten oder die Einladung am Computer erstellen, ob Sie nur Schrift oder auch grafische Elemente wählen? Vom Anlass, von der Zielgruppe – und natürlich vor allem von Ihnen und Ihren Vorlieben.

Im geschäftlichen Umfeld sind computererstellte Einladungen gang und gäbe. Das hat ganz praktische Gründe: Wer 200 Geschäftspartner einladen möchte, möchte keine 200 Einladungen handschriftlich schreiben müssen. Zumal sich die Einladungen in der Regel gleichen.

Für private Feiern kann das anders sein. Handschriftliche Einladungen sind persönlicher. Ein kurzer Einladungsbrief, den Sie mit einem edlen Tintenroller oder einem Füllfederhalter auf einem hochwertigen Papier schreiben, zeigt Ihre Wertschätzung für den Eingeladenen – und wird diesen noch extra motivieren, sich für Sie und Ihren Geburtstag oder Ihre Party Zeit zu nehmen.

Aber auch am Computer erstellte Einladungskarten, die zum Beispiel mit einem Foto des Gastgebers oder der Location versehen sind und einem ansprechenden Layout folgen, können zusätzlich individualisiert werden. Schreiben Sie jedem Gast mit Kugelschreiber einen persönlichen Gruß dazu, über den er sich ganz sicher freuen wird.

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Damit viele Gäste kommen: So sollte eine Einladung aussehen

Jeder Anlass folgt seinen eigenen Regeln, wenn es darum geht, eine Einladung zu versenden. Sie sollten sich an diese Regeln halten, wenn Sie wollen, dass möglichst viele Gäste kommen. Ganz grob lassen sich private Feiern und geschäftliche Veranstaltungen unterscheiden – während bei den einen die Einladungen gern zwanglos und ausgeflippt geraten dürfen, sollte bei den anderen eine gewisse Form gewahrt werden. 

Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, für verschiedene Anlässe die passende Einladung zu verschicken:

  • Lust wecken: Wenn Sie einladen, möchten Sie, dass die Gäste dann auch kommen. Machen Sie also Lust auf Ihr Event – und das beginnt mit einem knackigen Betreff (in der Mail) oder einer knalligen Überschrift (bei einem Brief). Statt einfach nur „Einladung zur Grillparty“ können Sie „Jetzt wird’s knackig: Heute ist uns alles Wurst“ schreiben. Da will man einfach dabei sein!
  • Persönlich werden: Gerade im Business-Bereich sieht man immer wieder einen Fehler: Einladungen werden massenhaft und ohne persönliche Ansprache versendet. Die Folge: Schnell landen sie im Papierkorb. Besser ist, den Gast beim Namen anzusprechen – und idealerweise wenigstens ein, zwei persönliche, individuelle Sätze einzubauen. Ein „Liebe Martha, endlich haben wir Gelegenheit, mal wieder bei einem Glas Wein über neue Projekte zu plaudern“ entpuppt sich rasch als echter Türöffner.
  • Bilder sprechen lassen: Einladungsschreiben sind – das „Schreiben“ im Wort deutet es ja bereits an – in der Regel sehr textlastig. Dabei können Sie auch hierbei Bilder sprechen lassen. Ein Foto des Brautpaares in der Hochzeitseinladung, ein Bild der Location für die Gartenparty oder zwei, drei Aufnahmen der letztjährigen Firmenfeier, auf denen man sieht, wie viel Spaß die Kollegen und Geschäftspartner hatten, machen doch gleich richtig Lust, dabei zu sein. 
  • Lockere Sprache verwenden: Selbst wenn die geschäftliche Kommunikation seriös sein sollte, können Sie die Einladung zu einer Feier ruhig mal etwas weniger ernst formulieren. Eine lockere Sprache, die dennoch dem Anlass angemessen ist, bietet sich an. Je nach Veranstaltung kann auch mal vom „Sie“ abgewichen und zum „Du“ übergegangen werden. Würden Sie sich in einer Bar mit Ihren Gästen treffen, rückten gewisse Gepflogenheiten schließlich auch in den Hintergrund.
  • Rechtzeitig einladen: Last-Minute-Einladungen sind natürlich okay, aber wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihre Gäste nicht schon verplant sind, sollten Sie rechtzeitig zu Ihrem Jubiläum oder zur Konferenz einladen. Mindestens zwei Wochen Vorlauf sind ratsam, gern darf es aber auch mehr sein. Tipp: Kündigen Sie Ihr Event ruhig schon mehrere Wochen oder ein, zwei Monate vorher an, um dann zwei bis drei Wochen vor dem Termin eine detaillierte Einladung mit allen wichtigen Informationen zu versenden.

Analog oder digital: So sollten Sie Ihre Einladung verschicken

Die Gretchenfrage bei Nachrichten, Briefen und eben auch Einladungen lautet heutzutage: analog oder digital? Und die salomonische Antwort dazu: Beides kann okay sein. Und beides hat seine Vor- und Nachteile.

E-Mails eignen sich, um viele Menschen sehr schnell zu erreichen. Für Business Meetings, lockere private Feiern ohne wirklichen Anlass oder kurzfristige Einladungen sind sie das Mittel der Wahl. Zu den Vorteilen gehört, dass keine Kosten entstehen – anders als bei Briefen, bei denen die Karte, eventuell der Druck und das Porto bezahlt werden müssen. Auch lässt sich bei der Wegbeschreibung problemlos Google Maps verlinken, was die Anreise für die Gäste enorm erleichtert. Dafür sind Mails aber unpersönlicher – und es besteht die Gefahr, dass sie zwischen den anderen Mails untergehen oder sogar im Spam-Ordner landen. 

Briefe sind die sichere Wahl, wenn Sie möchten, dass Ihre Gäste die Einladung auch bekommen und wahrnehmen. Sie bieten sehr viel gestalterischen Spielraum und werden als persönlicher wahrgenommen. Für besondere Ereignisse wie Hochzeiten, runde Geburtstage, Geschäftsjubiläen etc. sind Briefe die bessere Wahl – und haben den Vorteil, dass sie im Nachhinein gleichzeitig als materielle Erinnerung an das Event dienen. Im Gegensatz zur Mail kosten Briefe allerdings. Außerdem muss die Zustellzeit bedacht werden, weshalb kurzfristige Einladungen eher auf anderen Wegen ausgesprochen werden sollten.

Anrufe sind eine weitere Option für Einladungen. Zwar sind sie völlig immateriell, dafür geht es aber kaum persönlicher und individueller, kommt der Gastgeber doch mit dem Gast sofort ins Gespräch. Bei bedeutsamen Anlässen wie Hochzeiten oder großen Jubiläen kann der Anruf begleitend zur Briefeinladung eingesetzt werden, um die Bedeutung des Anlasses noch extra zu betonen. Für Partys am Wochenende, zu denen Sie Ihre Freunde einladen, eignen sich telefonische Einladungen (oder per SMS) natürlich auch. Zudem können telefonisch auch noch sehr kurzfristige Einladungen übermittelt werden. Nachteil: Der Eingeladene hat nichts Schriftliches in der Hand und vergisst den Termin womöglich wieder.

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Zum Schluss: 3 Seiten, die beim Einladen helfen

Damit der erste Schritt zu einer gelungenen Feier stolperfrei gelingt, haben wir drei interessante Seiten gefunden, die Ihnen das Einladen erleichtern – und dafür sorgen, dass Sie mit Ihrer Einladung positiv auffallen.

  • Auf Die-Kartenfrau.de finden Sie individuell gestaltete Hochzeitseinladungen. Zwei Designerinnen bieten dort ihre Dienste an und setzen Ihre Wünsche um. Damit heben Sie sich vom Einerlei an im Internet verfügbaren Designs ab und ermöglichen eine persönliche Note. Angebote wie dieses gibt es viele – und es lohnt sich, sich in der eigenen Umgebung umzuhören, ob nicht ein Grafikdesigner ebenfalls individuelle Hochzeitskarten gestaltet.
  • Auf Canva.de kann jeder seine persönliche eCard für Einladungen erstellen. Die elektronischen Grußkarten lassen sich aus zahlreichen Designs zusammenbauen und individuell gestalten – selbst von Anfängern. So gibt es zum Beispiel eine spezielle Rubrik „Einladungskarte“, aber auch jede Menge andere Layouts.
  • Mit Doodle lassen sich Zu- und Absagen ganz einfach verwalten. Sie können allen eingeladenen Gästen den Link zum Veranstaltungs-Doodle schicken, wo sie mit einem einzigen Klick zusagen können. Das erleichtert Ihnen die Organisation – und die Gäste können Ihre Einladung problemlos über ihr Smartphone annehmen.
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