Digitalisierung und Co.: Change Management wird für Firmen zum Muss

Digitaler Wandel, eine sich immer schneller verändernde Arbeitswelt und nicht zuletzt ein Virus, der von Unternehmen völlig neue Maßnahmen erfordert, um trotz immenser Einschränkungen weiter wettbewerbsfähig zu bleiben: Nie war die Notwendigkeit eines gut funktionierenden Change Managements mehr gegeben als jetzt.

Doch Veränderungen sind immer eine Herausforderung. Unternehmen, die Prozesse verändern und optimieren möchten, sehen sich mit vielen Faktoren konfrontiert, die komplex sind und die sie nicht immer beeinflussen können. Die Folge: Ein großer Teil der Change-Projekte scheitert. Gerade einmal jedes vierte Unternehmen bringt Veränderungsprozesse erfolgreich zu Ende – und die Erfolgsquote ist seit Jahren nahezu unverändert.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wieso ein gutes Change Management für Unternehmen wichtig ist und was Sie tun können, um Change-Prozesse erfolgreich zu gestalten.

Definition Change Management: Wandel nicht mehr Ausnahme, sondern die Regel

Der Grieche Heraklit wusste es bereits und Charles Darwin hat es Jahrhunderte später noch einmal betont: Nichts ist so beständig wie der Wandel. Das gilt für unsere sich immer mehr und immer schneller hin zur Digitalwelt entwickelnden Gesellschaft genauso wie für Unternehmen. „Wandel repräsentiert heute in Unternehmen nicht mehr den Sondervorgang, sondern eine häufig auftretende Regelerscheinung“, schreibt Prof. Gerhard Schewe von der Universität Münster in seiner Change Management Definition für das Gabler-Wirtschaftslexikon.

Veränderte Rahmenbedingungen – sei es durch politische Entscheidungen, sei es durch die Veränderung von Absatzmärkten, sei es durch die Digitalisierung von Herstellungsprozessen – erfordern eine laufende Anpassung der Unternehmensorganisation und von Strategien. Die Zyklen für Veränderungen werden dabei immer kürzer und die Change-Prozesse komplexer, hat der Change-Management-Spezialist Mutaree in seiner Change Management Studie 2018 aufgezeigt.

Change Management Studie: Nur jedes fünfte Unternehmen hat Wandel fest verankert

Heißt das also, dass Veränderungsmanagement für Unternehmen heutzutage Priorität genießt? Nicht wirklich, stellt der Management- und IT-Berater Capgemini in einer aktuellen Change-Management-Studie 2019 fest. Nur wenige Unternehmen sind demnach zu wirklichen Veränderungen bereit. Erst 1 von 5 Unternehmen setzt auf ganzheitliche Ansätze und verankert Change Management im Alltag.

Deutsche Firmen bewegen sich dabei eher im Mittelfeld, während Schweden und Dänemark an der Spitze thronen und Länder wie Frankreich und China die Schlusslichter bilden. Wenig überraschend sind der IT-Bereich und die Telekommunikationsunternehmen in punkto Veränderungen am weitesten, während Versicherungen und Banken sich damit besonders schwertun.

Faktoren für erfolgreiches Change Management: neue Strukturen und Wandel in der Unternehmenskultur

Worauf es ankommt, um Veränderungsprozesse erfolgreich anzustoßen, ist dabei eigentlich kein großes Geheimnis. Die Faktoren sind bekannt und die Change Management Methoden in den Wirtschaftswissenschaften ausreichend erforscht.

Capgemini nennt in seiner Studie 8 Erfolgsfaktoren für den Wandel:

• Wandel in der Unternehmenskultur
• Verändertes Rollenverständnis von Mitarbeitern und Führungskräften
• Veränderte Prozesse
• Datenkompetenz
• Governance
• Struktur
• Arbeitsumfeld
• Ökosystem

Während jeder dieser Faktoren am Ende für den Erfolg des Gesamtprojektes seine Bedeutung hat, ist einer besonders wichtig: die Unternehmenskultur. Unternehmen, die einem Kulturwandel offen gegenüberstehen und deren Mitarbeiter diesen Kulturwandel nicht nur mittragen, sondern auch aktiv unterstützen, legen eine wichtige Basis für ein erfolgreiches Change Management.

Die Bereitschaft zum Kulturwandel ist jedoch in den letzten Jahren laut der Mutaree-Studie dramatisch gesunken. Hatten 2010 noch vier von fünf Befragten angegeben, dass in ihrem Unternehmen Veränderungen der Unternehmenskultur möglich sind, war es 2016 nur noch jeder Zweite.

Change Management Methoden: Vom Mitarbeitertraining bis zum 8-Stufen-Modell

Und noch ein Problem: Unternehmen tun sich offenbar schwer damit, den Wandel angemessen zu kommunizieren. Mitarbeiter fühlen sich nicht ausreichend oder erst zu spät über Veränderungen informiert, was Change-Prozesse häufig scheitern lässt.

Welche Change Management Methoden sollten Firmen also nutzen, um den notwendigen Wandel anzustoßen?

Ein Rundum-sorglos-Rezept gibt es natürlich nicht, sehr wohl aber zahlreiche Ansätze, aus denen jedes Unternehmen entsprechend seiner Bedürfnisse und der gegebenen Umstände auswählen kann. So bieten sich ganz einfach Mitarbeiterschulungen an, um die Teams für die neuen Voraussetzungen fit zu machen – was aber ohne eine Einbettung in einen ganzheitlichen Ansatz nur zu kurzfristigen Erfolgen führt. Auch versprechen Workshops und Motivationsevents kurzfristige Erfolge, um die eigene Belegschaft auf den Wandel einzuschwören.

Für einen langfristigen und messbaren Erfolg des Change Managements braucht es hingegen einen komplexeren, wissenschaftlich unterlegten Ansatz.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Veränderungsprozesse erfolgen nach Lewin in drei Phasen: In einer Auftauphase (Unfreezing) werden sich die Akteure der Notwendigkeit einer Veränderung bewusst, in der Bewegungsphase (Moving) kommt der Veränderungsprozess in Gang und es werden Lösungen generiert, ausprobiert und evaluiert, bevor in der Einfrierphase (Refreezing) die gefundenen Problemlösungen fest implementiert werden.

Kritisiert wird häufig die mangelnde Komplexität dieses sehr einfach gehaltenen Modells. Während es anschaulich zeigt, welche Phasen Unternehmen durchlaufen müssen, um ein Bewusstsein für den Wandel zu schaffen und diesen dann umzusetzen, bedarf es dennoch komplexerer Modelle, um Unternehmen in der Praxis durch den Change-Prozess zu führen.

8-Stufen-Modell von John Paul Kotter

Der Ansatz des Harvard Business School Professors Kotter ist deutlich ausgefeilter und zeigt acht Stufen eines Wandels im Unternehmen auf:

1. Dringlichkeit aufzeigen: Allen Mitarbeitern muss klar sein, wieso der aktuelle Zustand nicht mehr tragbar ist und es einer Veränderung bedarf.
2. Führungsteam bilden: Damit der Wandel zielstrebig vorangetrieben wird, bedarf es eines Führungsteams, das sich idealerweise aus Mitarbeitern verschiedener Unternehmensbereiche zusammensetzt – und das auch die Aufgabe übernimmt, den Wandel zu kommunizieren.
3. Vision und Strategie entwickeln: Für den Erfolg des Change Managements braucht es klare Ziele.
4. Vision kommunizieren: Das Führungsteam sollte jede sich bietende Gelegenheit nutzen, die Ziele des Wandels zu kommunizieren und so die Mitarbeiter möglichst frühzeitig einzubinden, um Akzeptanz zu schaffen und Unsicherheit abzubauen.
5. Hindernisse aus dem Weg räumen: Alle Strukturen, die den Wandel gefährden können, müssen aufgebrochen werden.
6. Kurzfristige Erfolge erzielen: Die große Veränderung kommt nicht über Nacht. Wichtig ist, Etappenziele zu definieren und so kleine Erfolge zu generieren, die die Motivation im Team stärken.
7. Veränderungen weiter vorantreiben: Über den kleinen Erfolgen darf das große Ziel nicht aus den Augen verloren werden.
8. Wandel fest verankern: Neue Verhaltensweisen und Strukturen werden fest im Alltag und in der Unternehmenskultur verankert und weiter kommuniziert.

An Kotters Modell zeigt sich, was die weiter oben zitierten Studien bereits zu Tage befördert haben: Der Erfolg eines jeden Wandels steht und fällt mit seiner Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Wird nicht ausreichend um diese geworben und werden Sinn und Zweck der Veränderung nur unzureichend kommuniziert, ist der Change-Prozess zum Scheitern verurteilt.

5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger

In seiner Komplexität ordnet sich das 5-Phasen-Modell des Deutschen Wirtschaftswissenschaftlers Wilfried Krüger zwischen den Modellen von Lewin und Kotter ein. Das grundsätzliche Vorgehen ist dabei gleich:

1. Initialisierung: Der Bedarf für einen Wandel muss erkannt und ein Führungsteam aufgestellt werden, das den Wandel begleitet und vorantreibt. (Das entspricht den ersten beiden Phasen bei Kotter.)
2. Konzipierung: Der Wandel wird organisiert, konkrete Ziele und Strategien werden festgelegt. (Phase 3 bei Kotter)
3. Mobilisierung: Der Wandel wird unter den Betroffenen kommuniziert und die Voraussetzungen für die Umsetzung werden gelegt. (Dies entspricht der Phase 4 bei Kotter und in Teilen der Phase 5.)
4. Umsetzung: Die Change Management Maßnahmen werden realisiert und dabei Teilprojekte umgesetzt, die für das Gesamtprojekt nötig sind (Phasen 6 und 7 bei Kotter)
5. Verstetigung: Die Neuerungen werden verstetigt und feste Strukturen implementiert. (Phase 8 bei Kotter)

Es gibt noch zahlreiche weitere Change Management Modelle, die sich aber alle sehr stark in ihren Prozessen und Phasen ähneln. Sie alle legen einen starken Fokus auf die Kommunikation im Betrieb – das A und O eines jeden erfolgreichen Change Management Prozesses.

Change Manager als Motor des Veränderungsprozesses

Ein Problem zeigt sich dann aber doch noch in der Praxis: Laut Mutaree-Studie zum Change Management werden Veränderungsprozesse in mehr als der Hälfte der Fälle den Mitarbeitern aufgebürdet – zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft. Natürlich leiden darunter die Ergebnisse und der Erfolg des Change-Prozesses.

Speziell ausgebildete Change Manager können Abhilfe schaffen. Sie konzentrieren sich komplett auf die Maßnahmen, die nötig sind, um Abläufe und Strukturen zu verändern und an die neuen Erfordernisse des Marktes anzupassen. In der Regel haben Change Manager ein Studium der Wirtschaftswissenschaften absolviert und Erfahrungen in Change-Projekten gesammelt. Zudem bieten mehr und mehr Universitäten Change Management Weiterbildungen und Studiengänge an.

Fazit

Die Welt ist im Wandel – und das trifft selbstverständlich auch auf die Unternehmenswelt zu. Digitalisierung, sich ständig verändernde Märkte, neue rechtliche Rahmenbedingungen und nicht zuletzt auch ein moderneres Rollenverständnis der Mitarbeiter, die auf der Suche nach einer guten Work-Life-Balance so manchen Wandel in ihren Unternehmen erzwingen: Es gibt zahlreiche Gründe, wieso Change Management mehr und mehr an Bedeutung gewinnt. Die Wirtschaft wird sich darauf einstellen müssen – und sich mehr als bisher einem ständigen Wandel öffnen, um innovativ und erfolgreich sein zu können.