Protokoll schreiben leicht gemacht: Mit diesen Tipps schreiben Sie im Meeting problemlos mit

Im Verkaufsgespräch Notizen machen oder im Meeting ein Protokoll schreiben: In unserem Berufsalltag passiert es immer wieder, dass wir schnell etwas mitschreiben müssen.

Mal handelt es sich nur um ein paar Stichpunkte, die wir uns machen, um neue Informationen nicht zu vergessen. Doch mitunter muss auch ein gesamter Gesprächsverlauf wiedergegeben werden – und da ist dann Schnelligkeit beim Schreiben gefragt.

Wohl dem also, der über die passenden Schreibstrategien verfügt! Und über robuste Handgelenke. Denn die werden beim Protokollieren doch ganz schön strapaziert.

Die weit verbreitete Angst vor Mitschriften bei Versammlungen oder Terminen ist aber eigentlich unbegründet. Alles ist eine Frage der Übung und der richtigen Technik – wie unser Blogbeitrag zeigt.

 

Warum wir Protokolle schreiben

Aber sprechen wir nicht gleich übers Wie, sondern zunächst übers Warum. Wieso schreiben wir Protokolle?

Nun, ganz einfach: Damit Dinge, die in einer Versammlung oder in einem Gespräch gesagt, besprochen und vereinbart werden, nicht in Vergessenheit geraten. Protokolle und Mitschriften halten fest, welche Themen behandelt wurden und welchen Standpunkt die Teilnehmer einer Unterredung vertreten haben. Das kann vor allem hilfreich sein, wenn sich mancher später nicht mehr an seine eigenen Worte erinnern kann – oder will.

Zudem setzen Protokolle all jene ins Bild, die nicht an einer Versammlung teilgenommen haben. Sie erhalten eine Zusammenfassung des Gesagten.

Wo werden Protokolle und Mitschriften angefertigt?

Gelegenheiten für Protokolle gibt es reichlich. Wann immer sich mehrere Menschen treffen und über etwas sprechen und diskutieren, kann eine Mitschrift sinnvoll sein.

Okay, spätabends am Lagerfeuer, wenn die Welt bei ein paar Flaschen Bier neu erfunden wird, vielleicht nicht unbedingt. Sehr wohl aber…

• im Berufsalltag bei Meetings mit dem Team, um die Aufgabenverteilung und Zielvorgaben schwarz auf weiß zu notieren. Auch beim Kontakt mit Geschäftspartnern oder Kunden sind Mitschriften und Notizen hilfreich, um sich später an Absprachen oder Konditionen zu erinnern. Journalisten zum Beispiel schreiben bei Terminen sehr akribisch mit – und fertigen im Grunde mehrmals täglich eine Art Protokoll an. Und bei Gerichtsverhandlungen ist stets ein Protokollant anwesend, der den Verhandlungsverlauf und die Aussagen der Beteiligten rechtssicher festhält.
• im Studium, wenn der Vorlesungsinhalt mitgeschrieben werden soll. Zugleich ist das Mitschreiben im Hörsaal die beste Übung, um später unter allen Umständen erfolgreich Notizen zu machen und Protokolle anzufertigen.
• in der Freizeit im Verein oder bei Versammlungen, etwa in der Kommunalpolitik. Hier gelten gewisse, teils rechtliche Regeln, die immer wieder Protokolle erfordern.

Welche verschiedenen Protokoll-Arten gibt es eigentlich?

Nicht immer muss es eine wortwörtliche Mitschrift sein. Manchmal genügen ein paar wenige Stichpunkte – und schon fühlt sich das Protokollieren halb so anstrengend an. Alles ist eine Frage der Umstände. Und des Zweckes, den ein Protokoll erfüllen soll.

Einige der wichtigsten Protokolltypen sind:

• Verlaufsprotokoll: Der Klassiker unter den Protokollen ist ganz sicher das Verlaufsprotokoll. Notiert wird, was nacheinander in chronologischer Reihenfolge passiert ist, besprochen und beschlossen wurde. Wortwörtlichkeit ist nicht entscheidend, Stichpunkte genügen. Doch entsteht am Ende dennoch ein recht genaues Abbild einer Besprechung.
• Ergebnisprotokoll: Gerade bei Meetings ist nicht unbedingt entscheidend, wer was zu welchem Zeitpunkt der Diskussion gesagt hat. Was zählt, sind die Ergebnisse. Welche Kerninformationen wurden gegeben? Welche Handlungen beschlossen? Wer übernimmt welche Aufgaben? Kurz und bündig werden also die entscheidenden Fakten notiert.
• Sitzungsprotokoll: Ein solches ist anzufertigen, wenn ein sehr klarer rechtlicher Rahmen gegeben ist. Vor Gericht oder bei Jahreshauptversammlungen in Firmen oder auch im Verein werden Sitzungsprotokolle verlangt. Sie folgen einem vorgeschriebenen Aufbau und müssen bestimmte Elemente zwingend enthalten. Vor allem ist Genauigkeit wichtig und Gesagtes wird oft wortwörtlich wiedergegeben.
• Gedächtnisprotokoll: Während die vorgenannten drei Protokollierungsarten während einer Sitzung angefertigt werden, handelt es sich beim Gedächtnisprotokoll um eine Sonderform. Das Protokoll wird erst nach einem Meeting geschrieben. Es enthält die wichtigsten Ideen und Informationen und dient in der Regel als Gedankenstütze – zum Beispiel für das nächste Meeting.

Die Gretchen-Frage beim Protokollieren: Handschrift oder Rechner?

Die große Frage des Protokollierens lautet oft: Stift oder Tastatur? Nun, man könnte salomonisch antworten, dass das eine Frage des persönlichen Geschmacks ist. Aber das wäre nur die halbe Wahrheit.

Tatsächlich haben beide Optionen ihre Vor- und Nachteile.

Handschriftliches Mitschreiben geht vielen – trotz Digitalisierung – noch immer schneller und einfacher von der Hand. Zudem ist es leichter, schnell ein paar Infos hier und da hinzuzufügen, hervorzuheben oder bunt zu markieren. Sich aufs Zuhören zu konzentrieren und gleichzeitig zu schreiben geht zudem natürlicher vonstatten als beim Tippen am Computer. Nachteil jedoch: Handgeschriebene Notizen müssen im Computerzeitalter in 99 von 100 Fällen im Nachhinein dennoch in ein Word-Dokument übertragen werden.

Diesen Schritt spart, wer sofort auf dem Computer schreibt. Zehnfinger-Profis tippen Texte durchaus genauso schnell, wie Steno-Profis sie mit der Hand schreiben. Oder sogar noch schneller: Die offizielle Weltrekordhalterin im Maschinenschreiben hat 2003 in Prag umgerechnet rund 200 Wörter pro Minute geschafft – während in der Steno-Verkehrsschrift, die am stärksten verbreitet sind, rund 120 bis 160 Silben pro Minute üblich sind.

Aber gut, normalsterbliche Computerschreiber sind natürlich etwas langsamer. Dennoch kann gerade in Meetings, bei denen nicht jedes Wort, sondern nur der Grundtenor protokolliert werden soll, der Computer geeigneter sein, um Arbeit zu sparen – und um etwa die Ergebnisse auf dem Drive in Echtzeit mit Kollegen an anderen Standorten teilen zu können.

… oder vielleicht Tonband?

Das gute, alte Diktiergerät ist eine weitere Option. Wer nicht selbst schreiben oder tippen will, zeichnet einfach das Gesagte auf und tippt es danach in Ruhe ab. Oder lässt abtippen. Spezialisierte Agenturen bieten Transkriptionen an. Nachteil: Diese kosten zusätzliche Zeit und natürlich Geld.

Besser ist, es ganz einfach selbst mal mit dem Protokollieren zu versuchen. Und die folgenden 10 Tipps helfen dabei.

10 Dinge, auf die es beim Protokoll schreiben ankommt

Wie jede Textsorte folgen auch Protokolle einer gewissen Logik und Struktur. Die Regeln lassen sich lernen und wer einige Hinweise beachtet, wird keine Mühe haben, in Gesprächssituationen Notizen zu machen oder in einem Meeting ein Protokoll zu erstellen.

Stichpunkte statt Sätze aufschreiben

Bei den meisten Protokollen kommt es nicht darauf an, exakt zu zitieren, was gesagt wird. Stichpunkte genügen – und machen das Mitschreiben deutlich leichter. Diese Stichpunkte sollten prägnant, aussagekräftig und selbsterklärend sein, vor allem aber kurz. Bei Bedarf können sie dann in der Nachbereitung noch ergänzt und gegebenenfalls auch ausformuliert werden.

Wesentliches notieren, Unwichtiges weglassen

Einer der größten und häufigsten Fehler beim Mitschreiben: Wir notieren viel zu viel – und dabei viel zu viel Unwichtiges. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern hat oft auch zur Folge, dass das Wesentliche unklarer wird. Deshalb gilt beim Protokollieren: immer nur das aufschreiben, was von Bedeutung ist, und nebensächliche Informationen ganz einfach weglassen.

Die Sitzung gut vorbereiten

Wer unvorbereitet in eine Besprechung geht, wird Schwierigkeiten haben, alle wichtigen Informationen wahrzunehmen, das Gesagte zu verstehen und daraus die Quintessenz zu Papier zu bringen. Beschäftigen Sie sich also vorab mit dem Thema, mit den zentralen Fragestellungen und vor allem mit den Grundbegriffen. Außerdem sollten Sie im Bilde sein, wer an einem Meeting teilnimmt. Hilfreich kann auch sein, sich vorherige Protokolle anzusehen, um auf dem aktuellen Stand zu sein.

Abkürzungen verwenden

Alle Wörter auszuschreiben ist wenig sinnvoll, wenn es schnell gehen soll. Je länger ein Wort, desto größer die Gefahr, dass man sich verzettelt – und den nächsten diskutierten Gedanken verpasst. Stattdessen sollten Sie beim Protokollieren Abkürzungen nutzen: HR für Human Resources, M für Management, jeweils passende und mitunter auch von Ihnen selbst zu definierende Kürzel für Ihren jeweiligen Kompetenzbereich. Schnellschreib-Profis setzen übrigens von Haus aus auf Kürzel und Abkürzungen – die gesamte Idee des Steno-Schreibens basiert darauf.

Passendes Papier und breite Ränder

Ein Griff ins Papierfach des Druckers und drei weiße Blätter herausgezaubert: keine gute Idee. Besser ist, liniertes Papier zu verwenden – und breite Ränder zu ziehen. Denn genügend Platz ist die Basis des Protokollanten-Erfolgs. So können Sie jederzeit Informationen ergänzen oder Anmerkungen hinzufügen, ohne dass Ihre Mitschrift wie ein verunglücktes Picasso-Gemälde aussieht.

Mit einem weichen Stift Protokoll schreiben

Auch der Stift ist beim Schreiben wichtig. Kratzt er oder setzt er immer wieder aus, stört das den Schreibfluss. Eine weiche Softline-Mine, möglichst mittlerer Breite, ist am besten geeignet, um sauber und flüssig Protokoll schreiben zu können. Ob Kugelschreiber oder Tintenroller oder doch eher ein Bleistift: Das ist jedem selbst überlassen. Der Stift sollte aber bequem in der Hand liegen. Bonus-Tipp: Halten Sie immer einen Ersatzstift vor, falls der erste einen Aussetzer hat. Und: Bei kaltem Wetter im Freien neigen Kugelschreiber mit ihrer sehr zähflüssigen Tinte dazu, den Geist aufzugeben. Hier sind Bleistifte eine sichere Wahl.

Im Zweifel: Nachfragen

Wer sich aufs Mitschreiben konzentriert, kann rasch einen Satz überhören oder versteht einen Zusammenhang nicht sofort. Hier gilt: Fragen Sie nach. Die Unterbrechung mag in einer Situation zwar kurz stören, doch ist sie für das Ergebnis der Mitschrift vielleicht von Bedeutung.

Sich aufs Schreiben konzentrieren

Klar, klingt logisch. Ist es aber in der Praxis allzu oft gar nicht. So kommt es immer wieder vor, dass ein Versammlungsleiter gleichzeitig Protokoll führt – und so jede Menge Zeit verliert. Außerdem geht das auf Kosten der Qualität beim Mitschreiben. Und vermutlich macht die Doppelbelastung auch keinen besseren Präsentator oder Moderator aus ihm!

Leserlich schreiben

Noch so eine Weisheit, aber auch sie hat ihre Berechtigung. Was nützt es, wenn man zwar sehr schnell alle Fakten notiert, aber später dann die Hälfte nicht mehr lesen kann? Besser ist, sich beim Schreiben etwas mehr Zeit zu lassen und notfalls im Meeting die Kollegen zu bitten, einen kurzen Moment zu warten, bis Sie einen Gedanken ausführlich und sauber ausformuliert haben.

Mitschrift zeitnah in Reinschrift bringen

In der Regel muss eine Sitzungsmitschrift, in welcher Form auch immer sie erstellt wurde, noch überarbeitet, verfeinert und/oder in eine Reinschrift gebracht werden. Damit sollte man nicht zu lange warten. Idealerweise sollte das Protokoll spätestens am nächsten Tag fertiggestellt werden – denn dann ist die Erinnerung noch frisch und man kann auch die eigene Schrift noch gut lesen. Außerdem kann man nötigenfalls die anderen Besprechungsteilnehmer fragen, wenn ein Punkt unklar ist.