Digital Outsourcing: Warum Firmen bestimmte Aufgaben auslagern sollten

Outsourcing wird in der Regel eher mit großen Unternehmen in Verbindung gebracht – und hat einen schlechten Ruf, weil es nicht selten der Einsparung von Kosten dient. Dabei kann es auch für kleine und mittlere Firmen sowie für Freiberufler interessant sein, bestimmte Tätigkeiten an andere Dienstleister auszulagern – und zwar gar nicht mal vordergründig, um Geld zu sparen, sondern um mehr Zeit und Raum für das eigene Kerngeschäft zu schaffen.

Durch das Internet und Portale wie Upwork, Fiverr und Twago ist es zum Kinderspiel geworden, Dienstleister zu finden, die bestimmte Tätigkeiten übernehmen können. Freelancer bieten an, Texte zu übersetzen, Webseiten zu programmieren oder die Sichtbarkeit von Unternehmen im Internet zu verbessern. Vor allem im Bereich des digitalen Outsourcings sind der Möglichkeiten kaum Grenzen gesetzt. Die Vorteile: Experten sind in den meisten Fällen sofort verfügbar, lassen sich weltweit finden – und der Preis ist Verhandlungssache.

Ist Outsourcing somit besser als sein Ruf? Ganz sicher! Und die Digitalisierung der Arbeitswelt sowie die Tendenz zu Remote Working und digitalem Nomadentum werden den Trend noch verstärken. Es ist also an der Zeit, sich mit den riesigen Möglichkeiten des Outsourcings näher zu beschäftigen!

Was ist Outsourcing?

Ganz klassisch bedeutet Outsourcing nichts anderes, als dass Teiltätigkeiten eines Unternehmens an Zulieferer abgegeben, also ausgelagert (oder auf Neudeutsch: outgesourct) werden.

„Durch die Inanspruchnahme qualifizierter, spezialisierter Vorlieferanten für Komponenten und Dienstleistungen werden die Produktions-, Entwicklungs-, aber auch Dienstleistungsgemeinkosten des Unternehmens häufig reduziert. Durch Konzentration auf die Kernaktivitäten werden Kostenvorteile realisiert und die eigene operative und eigene strategische Marktposition verbessert.“ (Dr. Markus Siepermann, TU Dortmund)

In großen Industrieunternehmen ist Outsourcing gang und gäbe. Automobilbauer stellen zum Beispiel nicht jedes Einzelteil selbst her, sondern arbeiten mit Zulieferern zusammen. Und bei juristischen Problemen etwa halten nur die wenigsten Firmen eine eigene Rechtsabteilung vor, sondern arbeiten ganz selbstverständlich mit Partnern zusammen.

Häufig genannte Beispiele für modernes Outsourcing im digitalen Zeitalter sind Marketingprojekte, die an spezialisierte Agenturen ausgelagert werden, oder etwa die Suchmaschinenoptimierung (SEO) der eigenen Webseite.

Warum Tätigkeiten auslagern: Nicht immer geht es nur ums Geld

Gerade kleinere Unternehmen sollten sich davor hüten, alles selbst machen zu wollen. Denn vieles lässt sich problem- und auch relativ gefahrlos outsourcen – und die Mitarbeiter des Unternehmens können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Ob sich Tätigkeiten auslagern lassen und welche das sind, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Tendenziell zählen dazu jedoch

• Tätigkeiten, die eine besondere Kompetenz oder Spezialisierung voraussetzen, die im Unternehmen nicht vorhanden ist – und die obendrein sehr zeitaufwendig sind. Hierzu zählen etwa ganz klassisch die Buchhaltung und im Internetzeitalter Social Media und Webseitenoptimierung.
• Tätigkeiten, die im Grunde jeder machen könnte. Der Klassiker sind Telefondienstleistungen, die ohne weiteres an Call Center ausgelagert werden können.
• Tätigkeiten, die nicht ständig anfallen, sondern nur unregelmäßig. Diese können dann bei Bedarf an Dienstleister abgegeben werden. Ein Beispiel hierfür sind Marketingprojekte, etwa die Erstellung einer Werbebroschüre oder eines Produktkatalogs.

Lässt sich die Leistung dann obendrein auch noch recht preiswert von außerhalb einkaufen, sollte ein Outsourcing klar in Betracht gezogen werden.

Wichtig ist jedoch eines: Unternehmen sollten selbstverständlich nur Aufgaben auslagern, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Es wäre fatal, das eigene Know-how und die Schlüsselkompetenzen outzusourcen – schließlich sind sie es, die ein Unternehmen von der Konkurrenz abgrenzen.

Von Buchhaltung bis Marketing: Diese Tätigkeiten lassen sich problemlos outsourcen

Die Liste der Aufgaben, die Agenturen, Freelancer oder spezialisierte Zulieferer übernehmen können, kann je nach Unternehmen und Tätigkeitsfeld sehr lang, aber auch sehr verschieden sein. Was die eine Firma outsourct, ist für die andere Kern des eigenen Geschäfts und somit heilig.

Dennoch lassen sich einige Bereiche herausfiltern, die sich bestens für Outsourcing eignen – und die auch besonders häufig ausgelagert werden:

• Buchhaltung: Der Klassiker. Finanzen und Steuerrecht erfordern eine hohe Expertise und ständige Weiterbildungen, um auf Veränderungen im Finanzrecht reagieren zu können. Spezialisierte Agenturen übernehmen gerade für kleinere Unternehmen zuverlässig diese Aufgabe, zudem nimmt auch die Zahl der Anbieter zu, dank derer sich die Buchhaltung digital outsourcen lässt.
• Informatik: Die neue Webseite, eine App oder ein Stück Programmiercode, damit Software 1 sich im Unternehmensalltag besser mit Software 2 kombinieren lässt: Für Informatiker gibt es jede Menge Aufgaben. Um nicht ständig einen Experten für Programmierung, einen zweiten für Webseitendesign und obendrein noch welche für allerlei andere IT-Fachbereiche beschäftigen und bezahlen zu müssen, lohnt es sich, solcherlei Projekte bei Bedarf extern einzukaufen – zum Beispiel auf Gulp, einer Plattform speziell für IT.
• Social Media: Facebook, Snapchat, Instagram, Twitter und Co. wollen bespielt werden – und das kostet nicht nur Zeit, sondern erfordert, um erfolgreich zu sein, auch Spezialwissen. Die Betreuung der sozialen Kanäle wird deshalb oft an Agenturen ausgelagert.
• Grafik/Film/Design: Das Firmenlogo, die Fotos für die Webseite oder den Katalog, ein Imagefilm: Für diese Aufgaben, die nur unregelmäßig anfallen, lohnt es sich vor allem für kleine Unternehmen nicht, einen eigenen Grafiker anzustellen. Digital Outsourcing etwa auf spezialisierten Plattformen wie Das Auge ist die Lösung.
• Texten/Übersetzen: Alles, was mit Kreativität, Medien und Texten zu tun hat, ist ein typischer Bereich für Outsourcing. Ehemalige Journalisten schreiben zielgruppenoptimierte Beiträge für PR und Marketing, Übersetzer bieten fehlerfreie Texte in einer Fremdsprache an. Agenturen unterhalten in der Regel ein weites Netzwerk an Textern und Übersetzern – oft Freelancer, an die Aufträge dann ebenfalls wieder outgesourct werden.
• SEO: Hinter dieser Abkürzung verbirgt sich die Optimierung der Webseite für Suchmaschinen. Worauf es dabei ankommt, ist selbst für echte Experten nicht immer ganz leicht zu durchschauen – allein schon, weil etwa Google seinen Algorithmus (a) ständig weiterentwickelt und (b) geheim hält. Unternehmen kommen somit kaum herum, sich die Expertise von außen einzukaufen.

Kundenservice: Einen Support vorzuhalten, sei es auch nur zu den eigenen Geschäftszeiten, ist aufwändig und teuer – weshalb diese Tätigkeit an Call Center ausgelagert werden sollte, die zu einem Festpreis arbeiten.

Upwork und Co.: Wie Firmen die passenden Partner finden

Die Kunst beim Outsourcing liegt darin, die passenden Partner zu finden. Das kann je nach den eigenen Kriterien mal mehr oder weniger einfach sein. Wer die gängigen Plattformen kennt, auf denen Freelancer Dienstleistungen anbieten, wird aber in der Regel schnell fündig und kann sich Partner suchen und Angebote einholen.

Das Grundprinzip ist dabei fast immer gleich:

• Anhand von Suchbegriffen lassen sich Experten für einen benötigten Sektor finden.
• Die Experten stellen sich mit einem eigenen Profil vor, einer Art Lebenslauf. Genannt werden Kenntnisse, angebotene Tätigkeiten und Erfahrungen. Dazu kann eingesehen werden, welche anderen Projekte auf derselben Plattform bereits umgesetzt wurden – inklusive Bewertung und Kommentar des Projektpartners. Das hilft, nicht die Katze im Sack einzukaufen.
• Der Preis wird in der Regel frei verhandelt. Der Freelancer gibt ein Angebot ab, aber auch das beauftragende Unternehmen kann einen Festpreis vorschlagen. Jedes Unternehmen entscheidet dann selbst, ob es – nach dem Ebay-Prinzip – einfach den günstigsten Freelancer wählt oder nach bestimmten Kompetenzen aussucht, die eventuell etwas teurer sind.
• Vor Auftragsbeginn muss das Projektbudget hinterlegt werden, die Plattform tritt in der Regel als Art Treuhänder auf und verwaltet das Budget. Wird der Auftrag erfolgreich abgeschlossen, überweist sie den Betrag – abzüglich eines Vermittlerhonorars von meist rund 10 Prozent – an den Auftragnehmer.

Zu den großen Plattformen speziell für digitales Outsourcing zählen Upwork, Freelancer.com, Fiverr und Twago. In unserem Blogbeitrag zu digitalen Nomaden haben wir eine etwas ausführlichere Übersicht gegeben über die gängigsten Plattformen, über die man online Geld verdienen kann.

Vorteile und Nachteile des Outsourcings: Höhere Qualität, mehr Abhängigkeit

Zu den häufigsten Gründen, warum Unternehmen Tätigkeiten auslagern, zählt ganz sicher die Kosteneinsparung. Statt ständig einen Posten zu schaffen und einen Mitarbeiter für eine Arbeit zu bezahlen, die gar nicht regelmäßig anfällt, werden nur dann Partner ins Boot geholt, wenn man sie auch braucht.

Doch das ist natürlich nicht der einzige Vorteil, den Outsourcing mit sich bringt – und leider gibt es auch einige Nachteile:

5 hilfreiche Tipps: Das sollten Sie beim Digital Outsourcing beachten

Einige der Probleme, die beim Outsourcing auftreten können, lassen sich relativ einfach verhindern. Wenngleich jedem Unternehmer klar sein sollte, dass er, wenn er Aufgaben auslagert, auch ein Stück weit die Kontrolle über sein Unternehmen abgibt. Fünf Tipps, damit Outsourcing gelingt:

1. Klare Absprachen treffen: Der größte Knackpunkt beim digitalen Outsourcing ist die Kommunikation. Wenn der Texter, der die neue Marketingkampagne ausformulieren soll, an einem anderen Ort sitzt, ist es umso wichtiger, die Wünsche klar und deutlich zu formulieren und ggf. vertraglich festzulegen.
2. Dienstleister vergleichen: Nicht der erste Freelancer ist zwangsläufig auch der beste. Profile potenzieller Partner sollten genau verglichen, nach Möglichkeit Arbeitsproben erbeten und – auch wenn das ein paar Euro mehr kostet – eventuell eine Testaufgabe gestellt werden. Die Ergebnisse lassen sich dann vergleichen und so der passende Dienstleister auswählen.
3. Outsourcing-Ziele festlegen: Was eigentlich bezwecken Sie mit dem Outsourcing? Soll für ein Projekt der bestmögliche Partner gefunden werden oder eher der preisgünstigste? Bei der Auswahl des Freelancers macht das einen Unterschied – Qualität hat ihren Preis. Eine weitere Frage: Wird eine längerfristige Zusammenarbeit angestrebt? Dann sollte das möglichst schon am Anfang mit dem Projektpartner besprochen werden – denn eventuell steht Ihr Wunschkandidat dafür gar nicht zur Verfügung.
4. Barrieren beachten: Der Vorteil des digitalen Outsourcings über Job-Plattformen ist, dass Sie weltweit Freelancer finden können, die für Sie arbeiten. Zum einen lässt das Kosten sparen – in vielen Ländern sind die Löhne deutlich geringer als in Westeuropa. Zum anderen bekommen Sie so Zugriff auf Expertenwissen, das es vor Ort eventuell gar nicht gibt. Aber: Es ergeben sich auch Barrieren wie die Zeitverschiebung, die Sprache, eine andere Arbeitsauffassung.
5. Expertise im Unternehmen behalten: So verlockend Outsourcing auch manchmal sein mag, sollte nicht jegliche Expertise aus der eigenen Hand gegeben werden. Zumindest eine Grundvorstellung sollte nach wie vor im eigenen Unternehmen vorhanden bleiben – allein schon, um eine Qualitätskontrolle der outgesourcten Arbeit zu gewährleisten.

Fazit

Nie war es für Unternehmen so einfach wie heute, Aufgaben auszulagern. Gerade für Start-ups, kleine Unternehmen und Einzelunternehmer geht es im Grunde gar nicht ohne Outsourcing – und dabei speziell ohne Digital Outsourcing. Plattformen wie Twago, nach eigenen Angaben die größte Plattform für Online-Jobs in Europa, helfen dabei, den passenden Partner zu finden.

Wichtig ist, nicht beliebig Aufgaben outzusourcen, sondern strategisch vorzugehen. Und dann gilt beim Outsourcing außerdem das Gleiche, was auch im Privatleben zählt: Augen auf bei der Partnerwahl!