Business
10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement im Alltag
Vor lauter Aufgaben im Job sehen Sie kein Land und Ihnen bleibt zu wenig Zeit für Familie, Freunde und Ihre eigenen Interessen? Das muss nicht sein. Mit einem guten Zeitmanagement lässt sich die Work-Life-Balance ausgeglichen und gesund gestalten.
Unwichtiges von Wichtigem trennen, Stressfaktoren abbauen und Aufgaben strukturieren: Die Lösungsansätze liegen auf der Hand. Damit auch die Umsetzung klappt, haben wir Ihnen die folgenden 10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement im Alltag zusammengestellt.
Klare Ziele setzen
Wer einfach losrennt, ohne ein Ziel vor Augen zu haben, kommt niemals an. Oder er verrennt sich.
„Wer dauerhaft Erfolg haben will, muss sich klare Ziele setzen“, weiß der Unternehmer Wolfgang Allgäuer. Das gilt im Großen für Existenzgründer genauso wie im Kleinen für jeden Angestellten.
Während berufliche Ziele häufig durch Deadlines und Gewinnvorgaben definiert sind, können – und sollten – Sie auch persönliche Ziele setzen: pünktlich in den Feierabend oder mehr Raum für Fortbildungen zum Beispiel.
Wissen Sie erst einmal, wohin Sie wollen, können Sie zielgerichteter loslaufen und Ihr Zeitmanagement darauf abstimmen.
Tages- und Wochenplan erstellen
Planung ist das halbe Leben. Sie leben in der anderen Hälfte? Das sollten Sie schleunigst ändern!
Damit Sie im Dickicht der Aufgaben und Termine nicht den Überblick verlieren, sollten Sie einen Wochenplan erstellen. Dieser verhilft Ihnen zu einer klaren Struktur – im Job, aber auch im Privaten. In diesen Wochenplan gehört nicht nur das Meeting mit dem Kunden, sondern auch die Theateraufführung der Tochter.
Dazu sollten Sie für jeden Tag einen Tagesplan erstellen mit allen Aufgaben, die anstehen – möglichst am Vorabend für den Folgetag. Wenn Sie früh an den Schreibtisch kommen, können Sie direkt zielgerichtet loslegen und verlieren keine Zeit.
Aufgaben nach Prioritäten ordnen
Nicht alles Aufgaben sind gleichermaßen wichtig. Machen Sie es am besten wie Dwight D. Eisenhower, der ehemalige US-Präsident. Im nach ihm benannten Eisenhower-Prinzip werden alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit (ein Unterschied!) sortiert und in einer Matrix angeordnet. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben genießen dabei Priorität, da es sich in der Regel um strategisch bedeutsame Dinge handelt.
Ist dagegen eine Aktivität weder wichtig, noch dringend, gehört sie in die berühmte „Rundablage“.
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Deadlines festlegen
Seine Aufgaben zu kennen ist gut. Wichtig ist aber auch, sie irgendwann abzuarbeiten – und so nicht in die Falle der Prokrastination zu tappen, der berüchtigten „Aufschieberitis“.
Legen Sie klare Termine fest. Welche Aufgabe soll bis zum Feierabend abgearbeitet sein, welche bis Ende der Woche? Derartige Deadlines helfen, das Wesentliche nicht aus dem Blick zu verlieren. Manche Menschen erreichen ihre Betriebstemperatur auch erst, wenn ein bisschen Zeitdruck besteht. Ihnen können klare Termine helfen, zügig und problemorientiert Aufgaben abzuarbeiten.
Listen und Kalender führen
Je komplexer die Aufgaben- und Terminstruktur, desto wichtiger ist es, den Überblick zu behalten. To-do-Listen, Terminplaner und Co. helfen dabei.
Schreiben Sie auf, was Sie erledigen müssen. Machen Sie sich Notizen, was Sie nicht vergessen dürfen. Was das bringt?
- Erstens: Sie vergessen die Aufgaben tatsächlich nicht.
- Zweitens: Sie bekommen den Kopf frei, weil Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und Ihre Gedanken nicht ständig um Unerledigtes kreisen.
- Drittens: Sie trainieren – so paradox das klingen mag – Ihr Gehirn, denn Sie lernen, Dinge in Ihrem Kopf besser zu strukturieren und sich Wichtiges zu merken.
Arbeitsrhythmus klar strukturieren
Sie sind ein Arbeitstier? Mag sein, aber auch Sie können nicht acht Stunden (oder mehr) am Stück eine gleichbleibend hohe Leistung bringen.
Takten Sie Ihren Arbeitstag – und optimieren Sie dadurch Ihre Produktivität.
Wie das geht? Mancher setzt auf einen 60-60-30-Rhythmus, bei dem sich an zweimal 60 Minuten Arbeiten (tatsächlich 55 Minuten Arbeit plus 5 Minuten Pause) eine 30-minütige Pause anschließt. Andere schwören auf klare Routinen: 15 Minuten für E-Mails, 2 Stunden für Projekte, 30 Minuten für die Teambesprechung usw.
Freiräume schaffen
So gut wie kein Arbeitstag läuft so ab, wie wir ihn geplant haben. Am besten, wir planen von vornherein Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein – so wie es die ALPEN-Methode vorsieht. Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihres Arbeitstages mit konkreten Aufgaben und sehen Sie 40 Prozent für Störungen und kurzfristige, dringende Aufgaben vor. Das vermeidet Stress und einen verspäteten Feierabend.
Aufgaben delegieren
Nicht alles können Sie allein machen. Und auch nicht alles müssen Sie allein machen. Sie haben Kollegen, Freunde, Bekannte – also geben Sie Aufgaben ab und delegieren Sie sie.
Wichtig ist, dass Sie die richtigen Aufgaben delegieren. Welche das sind? Diese Frage zu beantworten hilft Ihnen die ABC-Analyse. Sie teilen dabei alle Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben ein, wobei A-Aufgaben besonders wichtig sind und nur von Ihnen erledigt werden können. B- und C-Aufgaben können Sie hingegen delegieren – es handelt sich in der Regel um relativ dringende Aufgaben, die aber nicht ganz so wichtig sind (z. B. Anrufe beantworten, organisatorische Aufgaben etc.)
Auf Werkzeuge zurückgreifen
Manchmal ist die Technik der beste Kollege. Das eigene Smartphone zum Beispiel. Laden Sie sich praktische Zeitmanagements-Apps wie Todoist oder Trello herunter und profitieren Sie von den hilfreichen Funktionen, um Aufgaben und Termine zu erstellen und die Arbeit im Team zu organisieren.
Manchmal hilft auch schon ein simples Google-Spreadsheet, das Sie mit Ihren Teammitgliedern teilen und in dem Sie Termine oder aktuelle Aufgaben notieren – zum Beispiel mit Vermerken, wer an was arbeitet und in welchem Stadium sich ein Projekt befindet (Status).
Nicht ablenken lassen
Wer konzentriert arbeitet, kommt am besten voran. Alles, was ablenkt, kostet Zeit und macht ihre Bemühungen um ein gutes Zeitmanagement zunichte.
Smalltalk mit den Kollegen ist dabei einer der häufigsten Zeitfresser, Social Media und Ihr Smartphone ein anderer. Kapseln Sie sich ab, indem Sie klare Nicht-stören-Bürozeiten definieren und Ihr Handy ausschalten. In unserem Beitrag zum fokussierten Arbeiten im Home Office geben wir noch eine ganze Reihe weiterer Tipps.
Fazit
Klare Ziele, konkrete Aufgaben, Deadlines und der richtige Arbeitsrhythmus sind die Grundpfeiler für ein gutes Zeitmanagement im Alltag. Wer es schafft, seinen Tag zu strukturieren, den Fokus auf Wichtiges zu legen und weniger wichtige Aufgaben zu delegieren, hat am Ende des Tages Erfolg – und mehr Zeit für andere, persönliche Dinge.
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