Hybrides Arbeiten: So gelingt der ständige Wechsel zwischen Büro und Home Office

Die Corona-Pandemie hat die Vorzüge des Home Office eindrucksvoll gezeigt. Für viele Arbeitnehmer ist klar: Eine Rückkehr zu einer Arbeit 100 % im Büro kommt nicht infrage.

In einer Bitkom-Studie gaben im Frühjahr 2022 neun von zehn Befragten an, mindestens hin und wieder im Home Office arbeiten zu wollen. Und in einer Appinio-Umfrage sprachen sich im gleichen Zeitraum 65 Prozent der Befragten für ein Hybrid-Modell aus: ein bisschen Büro, ein bisschen Heimarbeit.

„Die neue Normalität entscheidet sich nicht zwischen klassischer Präsenzarbeit und Homeoffice, sondern ist ein klares Sowohl-als-auch. Hybride Arbeitsmodelle werden sich zunehmend durchsetzen“, sagte Bitkom-Präsident Achim Berg.

Hybrides Arbeiten hat viele Vorteile

Haben die Arbeit im Büro und jene im Home Office neben vielen Vorteilen jeweils auch so manchen Nachteil, scheint es beim hybriden Arbeiten so, als picke dieses Arbeitsmodell aus beiden Optionen die Rosinen heraus. Die Flexibilität des Home Office und der wichtige Kontakt zu den Kollegen in der Firma, der (Frei-)Zeitgewinn dank Wegfall des Arbeitsweges beim Arbeiten zu Hause und die klarere Trennung von Beruf und Privatleben im Büro: Es ist, als hätten wir endlich die perfekte Arbeitsform gefunden.

Für die Work-Life-Balance ist der Mix aus klassischem Arbeiten in der Firma und Remote-Arbeit zu Hause oder unterwegs ideal. In einer Studie aus dem Jahr 2020 haben Wissenschaftler ermittelt, dass Menschen, die hybrid arbeiten, sowohl zufriedener sind als auch eine höhere Arbeitsqualität erzielen als ihre Kollegen, die 100 % im Büro oder 100 % im Home Office arbeiten.

Das Manager Magazin zitiert einen der Studienleiter: „Wenn Sie in der Hybridgruppe sind, haben Sie den größten Vorteil aus der Flexibilität, aber ohne den Nachteil der Isolation von Kolleginnen und Kollegen.“

Das 50:50 aus Büro- und Heimarbeit bringt auch Probleme mit sich

Ist also alles perfekt in der hybriden Arbeitswelt? Ganz sicher nicht.

Wer seinen Alltag abwechselnd mal an einem und mal an einem anderen Ort verbringt, wird mit allerlei organisatorischen Problemen konfrontiert.

• Abstimmungsprobleme mit den Kollegen: Die Kommunikation ist bei ortsversetzt arbeitenden Teams eines der Hauptprobleme. Hybrides Arbeiten fängt das zwar einerseits ein bisschen auf. Andererseits verstärkt es das Problem aber auch, da nie alle gleichzeitig im Büro oder im Home Office sind, immer aber doch einige. Während diejenigen, die im Büro arbeiten, untereinander „auf dem kurzen Dienstweg“ Dinge klären, bleiben die Kollegen zu Hause oft vom Informationsstrom abgeschnitten. Arbeiten alle zu Hause, sind Online-Calls normal. Befindet sich die Hälfte der Mitarbeiter im Büro, geraten die Kollegen zu Hause schneller in Vergessenheit.
• Notwendigkeit von doppeltem Material: Wer an zwei Orten arbeitet, braucht mehr Material. Zwar gehört für hybrid Arbeitende der Laptop zur Standardausstattung – der Computer ist also nicht das Problem. Aber Schreibtisch und Bürostuhl, dazu oft ein oder zwei externe Bildschirme, Kugelschreiber, Schreibmaterial und Drucker müssen an beiden Orten vorgehalten werden.
• Verfügbarkeit von Unterlagen: Und dann ist da noch das Problem der Akten, die immer dort liegen, wo man gerade nicht ist. Selbst in Zeiten von Clouds und Online-Datenbanken liegen manche Informationen nur in Papierform vor. Wer an einem Projekt arbeitet, muss also die Papiere von einem Ort zum anderen tragen. Das kann aufwändig werden.

7 Tipps, wie das hybride Arbeiten gelingt

Damit das hybride Arbeiten gelingt, müssen also die Bedingungen stimmen. Zu einem großen Teil können die Firmen dazu beitragen, indem sie ihren Mitarbeitern die richtige Technik, die passenden Tools und eine moderne Arbeitsstruktur anbieten. Doch auch jeder Einzelne ist gefragt.

Wer die folgenden Ratschläge beherzigt, sollte wenig Mühe haben, regelmäßig zwischen Büro und Heimarbeit zu wechseln:

1.     Die Arbeit digital organisieren

Um erfolgreich ortsunabhängig zu arbeiten, müssen die Arbeitsmittel von überall verfügbar sein. Das heißt: Die Arbeit sollte digital organisiert werden.

Laptop, Tablet und Smartphone gehören heute für jeden, der einer klassischen Schreibtischarbeit nachgeht, zur Grundausstattung. Verträge, Kataloge, Vortragsmaterialien, Handbücher, Notizen, Termine: All das muss in einem Format vorliegen, das sich auf allen diesen Geräten problemlos öffnen und bearbeiten lässt.

Der Vorteil: Zwischen Büro und heimischem Arbeitszimmer müssen keine schweren Akten, Kalender und sonstigen Unterlagen umhergetragen werden. Die Präsentation im Büro vergessen, an der Sie im Home Office arbeiten wollten? Das kann nicht mehr passieren.

2.     Cloud-Dienste und Drive nutzen

Für die Arbeit im Team genügt es nicht, nur Dokumente zu digitalisieren. Sie müssen auch mit den Kollegen geteilt werden – damit jeder, der Zugriff darauf haben muss, sie von überall bearbeiten kann.

Die Drive-Dienste zum Beispiel von Google oder Microsoft sowie die Cloud-Technologie schaffen die Basis. Arbeitspläne, in Bearbeitung befindliche Papiere und Präsentationen, an denen mehrere Kollegen gemeinsam arbeiten, können so sehr einfach zugänglich gemacht werden. Der große Vorteil: In der Regel können mehrere Personen gleichzeitig an ein- und demselben Dokument arbeiten. Die Änderungen werden zuverlässig gespeichert.

3.     Kommunikationssoftware verwenden

Zwar liegt der Vorteil der Hybridarbeit im Vergleich zum 100 % Home Office darin, dass sich die Kollegen hin und wieder sehen. Doch stellt das hybride Arbeiten dennoch große Herausforderungen an die Kommunikation im Team.

Problematisch ist das aber längst nicht mehr. Leistungsstarke Kommunikationssoftware für Instant Communication macht den Austausch mit den Kollegen so spielerisch wie im Büro selbst – ja, sogar fast noch einfacher. Teams und Slack, um nur zwei der im Berufsleben am weitesten verbreiteten Beispiele zu nennen, bieten die Möglichkeit, jedem Kollegen an egal welchem Ort in Echtzeit Nachrichten zu schreiben oder auch Team-Gruppen anzulegen. Jedes Gruppenmitglied erhält somit dieselben Informationen – egal ob es sich gerade im Büro, im Home Office oder auf Dienstreise befindet.

Die Software-Lösungen sind alle auch als Smartphone-App erhältlich. Die Erreichbarkeit ist also zu 100 Prozent gewährleistet.

4.     Den Fokus auf Planung legen

Ein wichtiger Punkt beim hybriden Arbeiten ist die Organisation der eigenen Arbeit. Da sind zum einen die Vorgesetzten in der Pflicht, die den Überblick bewahren müssen, welcher Kollege gerade wo arbeitet.

Aber auch jeder Einzelne muss seinen Fokus verstärkt auf die eigene Arbeitsplanung legen:

• Nicht alle Aufgaben lassen sich problemlos im Home Office erledigen. Die Arbeitswoche muss also entsprechend strukturiert werden, dass es zu keinem Leerlauf kommt.
• Termine mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern müssen so gelegt werden, dass sie mit dem eigenen Büro-Heimarbeit-Plan korrelieren.
• Home Office darf nicht auf einen Tag fallen, an dem Team-Meetings stattfinden, die eine physische Präsenz erfordern.

5.     Konferenzmappe und Bullet Journal mitnehmen

Manche Aufgaben erfordern Papier. Und nicht jeder Arbeitnehmer kommt gleichermaßen gut mit digitalen Technologien zurecht. Der gute, alte Aktenkoffer mit Konferenzmappe und Papier-Terminplaner sowie Schreibset für Notizen oder wichtige Unterschriften hat also noch lange nicht ausgedient.

Eine gute Brücke zwischen digitalen Alleskönnern und der analogen Tool-Vielfalt aus Kalendern, Notizbüchern, Planern und Co. schlägt das Bullet Journal. Ein bisschen ist es wie ein Analog-Outlook und bietet einen raschen Überblick über alle Informationen, die wir in unserem Arbeitsalltag brauchen.

Und mit seiner Kompaktheit passt es in die Tasche und ist ideal fürs hybride Arbeiten geeignet.

6.     Das Arbeitsumfeld anpassen

Arbeiten vom Sofa aus oder im Garten: Das ist die Traumvorstellung, die ein jeder von uns hat, wenn es um Remote Working geht.

Hin und wieder mag das ja auch möglich sein. Aber für einen regelmäßigen Wechsel zwischen Büro und Heimarbeit braucht es dann doch einen festen Arbeitsplatz – also quasi ein zweites Büro zu Hause.

Am produktivsten ist, wer seinen heimischen Arbeitsplatz bestmöglich an seinen Büro-Schreibtisch angleicht. Das erleichtert Hybrid-Neulingen zum einen die Eingewöhnung. Zum anderen macht es auch die Trennung von Job und Privatleben leichter, die im Home Office oft schwerfällt.

7.     Klare Arbeitszeiten festlegen

Genau für diese Trennung von beruflich und privat bedarf es noch etwas: klarer Arbeitszeiten.

Sicher: Mancher Chef erwartet, dass seine Mitarbeiter zu Hause auch mal um 22 Uhr noch rasch eine wichtige Mail schreiben können. Gesund ist das aber nicht.

Stattdessen sollten auch im Home Office Regeln gelten, zum Beispiel die, dass ab 20 Uhr der Laptop und das Betriebshandy ausgeschaltet sind, man also nicht mehr erreichbar ist. Im Büro geht das ja auch. Wer sich ausloggt, hat Feierabend.

Fazit

Dem hybriden Arbeiten gehört die Zukunft. Überall dort, wo Home Office möglich ist, werden Arbeitnehmer das Recht darauf künftig einfordern.

Schon jetzt werben Unternehmen deshalb verstärkt mit der Möglichkeit, komplett oder zumindest teilweise von zu Hause aus zu arbeiten. Jeder zehnte Job wird als hybrid ausgeschrieben.

Die neue Misch-Arbeitsform setzt eine sehr gute Organisation, flexible Strukturen und angepasste Tools voraus. Ob komplett digital oder klassisch mit Stift und Papier: Jeder hybrid Arbeitende wird seine individuelle Art zu arbeiten finden müssen. Sicher ist, dass mithilfe bestehender Technologien ortsvariables Arbeiten überhaupt kein Problem mehr darstellt.