Handschriftliche Notizen: Im Beruf so wichtig wie nie

Outlook, Smartphone-Apps und Co. machen Stift und Papier schon seit langem überflüssig. Wer sich auf einem Business-Meeting einen Termin notieren oder in der Teams-Konferenz eine Notiz machen will, zückt das Handy und speichert die Information einfach schnell ab. Der Kugelschreiber, einst des Managers treuester Gefährte, bleibt meistens unangerührt in der Sakko-Innentasche stecken.

Dabei spricht so viel für handschriftliche Notizen – im Beruf genauso wie im Alltag. „Wer schreibt, der bleibt“ heißt es nicht für umsonst sprichwörtlich. Aufgeschriebenes bleibt nicht nur der Nachwelt erhalten, sondern ist auch in unserer schnelllebigen digitalen Welt deutlich beständiger als die schiere Unmenge an Computerdaten.

Warum Sie also öfter zum hochwertigen Tintenroller statt zum Smartphone greifen sollten? Wieso handschriftlich notierte Informationen wertvoller sind? Wir nennen 7 triftige Gründe.

Wer Notizen handschriftlich macht, strukturiert sie und bringt Ordnung hinein

Digitale Geräte verführen dazu, Informationen ungefiltert, unverarbeitet und pur zu speichern. Schließlich stellt Speicherplatz in der Regel kein Problem dar – Clouds mit massig Gigabytes sind zum Teil frei verfügbar. Also neigen wir dazu, Daten in der Eile unstrukturiert zu speichern und uns zu sagen, dass wir sie dann später bearbeiten werden. Was wir natürlich nur selten tun.

Schreiben wir Notizen hingegen mit der Hand auf, setzt ein Prozess in unserem Gehirn ein. Wir bringen Ordnung in die Informationen. Einen Vortrag wortwörtlich mitzuschreiben ist nämlich – anders als am Laptop – per Hand unmöglich. Also wählen wir bereits die entscheidenden Informationen aus und schreiben nur diese mit. Alles Unwichtige findet gar nicht erst den Weg aufs Papier.

Notizen lassen sich mit der Hand schneller aufschreiben als auf dem Handy

Wer das Zehnfinger-System beherrscht, wird auf einer Computertastatur ähnlich schnell oder womöglich gar schneller schreiben als mit der Hand – außer wenn er auch Steno schreiben kann. Anders sieht die Sache jedoch bei Notizen unterwegs aus. Hier tritt die Handschrift gegen das kleine Handydisplay an. Und bis auf ein paar sehr, sehr begabte Jugendliche, deren Finger über den Touchscreen flitzen, werden die meisten von uns eher Krämpfe beim Versuch bekommen, ganz schnell ganz viele Informationen zu notieren.

Soll heißen: Es geht schneller, einen Kugelschreiber zu zücken und die Informationen eines Gesprächspartners in einem Notizbuch zu notieren. Wer zum Beispiel auf einem Empfang ist und sich mit mehreren Leuten unterhält, um ein bisschen zu fachsimpeln, wird mit Stift und Zettel schneller die wichtigsten Insiderinfos mitschreiben können als umständlich auf der Smartphone-Tastatur.

Das zeigen auch Studien: Schaffen Nutzer – je nach Altersklasse – im Durchschnitt etwa 25 bis 40 Wörter pro Minute auf einem Smartphone (wobei dann nicht immer alle Wörter richtig geschrieben sind), liegt der Wert beim handschriftlichen Schreiben knapp doppelt so hoch.

Handschriftliche Notizen lassen sich ansprechender gestalten

Schreiben wir auf dem Handy, entsteht vor allem eines: Text. Ein bisschen lässt er sich bearbeiten – Schriftfarben, Hervorhebungen, Unterstreichungen, Schriftgröße – aber im Grunde sind die Gestaltungsmöglichkeiten begrenzt.

Im eigenen Notizbuch ist das anders. Worte einkreisen, kleine Zeichnungen, die eine Information veranschaulichen, nach Belieben angeordnete Wörter: Handschriftlich ist nichts unmöglich. Beim Expertengespräch mal eben den Kollegen zu bitten, die Idee für eine Apparatur aufzumalen? Mit der Konferenzmappe kein Problem. Auf dem Smartphone ist das schon deutlich umständlicher.

Kreative und Designer mögen heutzutage ihre Entwürfe am Computer erstellen – der technische Zeitgeist verpflichtet eben. Doch die ersten Ideen und Skizzen entstehen in der Regel auf Papier. Der Stift ist halt in Sachen Kreativität noch immer die ideale Verlängerung des Gehirns.

Handschriftlich notierte Informationen werden besser im Gedächtnis gespeichert

Wer studiert hat oder im Alltag häufig Dinge notiert, die er nicht vergessen darf, wird etwas bemerkt haben – etwas, das irgendwie paradox ist: Wenn wir Informationen handschriftlich aufschreiben, merken wir sie uns leichter. Der Termin, an den wir unbedingt denken müssen und den wir uns deshalb auf einem Post-it notiert haben: Im Grunde können wir den Zettel in dem Moment zerknüllen und wegwerfen, da wir ihn geschrieben haben. Denn die Info ist damit fest im Gehirn eingespeichert.

Wissenschaftler haben das übrigens bestätigt. Unter dem Titel „The Pen is mightier than the Keyboard” haben zwei Psychologen der Universtäten von Princeton und Los Angeles in einer Studie herausgefunden, dass Menschen, die sich Informationen von Hand notieren, diese besser erinnern als Leute, die sie auf einem Laptop mitschreiben.

Studenten wurde dafür ein Video gezeigt, zu dem sie sich Notizen machen sollten. Eine Gruppe erhielt Stift und Papier, die andere Laptops. Und dann wurde abgefragt. Das Ergebnis: Die Gruppe mit Stift und Zettel konnte komplexe Zusammenhänge besser wiedergeben als die Gruppe mit den Laptops. Begründen lässt sich das vermutlich damit, dass die Studenten mit den Stiften die Informationen bereits strukturiert haben, bevor sie sie zu Papier brachten – anders als die Laptopstudenten, die einfach möglichst viele Informationen mitgeschrieben haben.

Notizen auf Papier gehen nicht so einfach verloren

Okay, wer zu Unordnung neigt, verliert natürlich Notizzettel schnell und findet sie dann nicht wieder. Doch rein durchschnittlich betrachtet sind Informationen auf Papier sicherer und haltbarer. Während Daten immateriell sind und gelöscht, gestohlen oder durch kaputte Festplatten schlichtweg für immer verloren sein können, bleiben Zettel und Notizbücher materiell und somit stetig greifbar.

Wer die Vorzüge eines Allround-Gerätes wie des Smartphones für die Speicherung von Daten genießen möchte, aber dennoch lieber eine Papierlösung favorisiert, dem kann geholfen werden. Stichwort: Bullet Journal. Dabei handelt es sich um eine Art Alles-in-einem-Notizbuch für Termine, Kontakte, Listen usw. Also der ultimative Begleiter für alle, die auch dann noch auf ihre wichtigsten Informationen zugreifen wollen, wenn kein Empfang herrscht oder der Handyakku leer ist.

Auf Papier geschriebene Notizen sind nicht so einfach frei zugänglich

Mit der Digitalisierung sind auch Sicherheitsprobleme aufgekommen, die im Blick behalten sollte, wer sich mitunter sensible Businessdaten notieren möchte. Mailaccounts, Handys und Apps können gehackt werden – und schon landen Informationen in den Händen von Leuten, die eigentlich keinen Zugriff darauf haben sollten.

Die Gefahr, dass auf Papier notierte Informationen in die falschen Hände gelangen, ist weitaus geringer. Die Privatsphäre bleibt in der Regel gewahrt.

Notizen auf Papier kann man sich immer vor Augen führen

Und dann hat Papier noch einen weiteren, ganz bedeutsamen Vorteil: Es ist haptisch. Post-its können an den Computerbildschirm geklebt werden, um Termine nicht zu vergessen oder Vorgänge zu erinnern, die bei einem Projekt von Bedeutung sind. Zettel können auf dem Schreibtisch ausgebreitet, nach Lust und Laune neu angeordnet und so verarbeitet werden. Und wer eine gut organisierte „Zettelwirtschaft“ sein Eigen nennt, wird die gesuchte Information bei Bedarf auch ganz ohne automatische Suchfunktion (die ja nun mal nur Computern vorbehalten ist) ganz schnell finden.

Fazit

Keine Frage: Das Smartphone ist als Alleskönner in Sachen Termine, Kontakte und Notizen aus dem Business-Alltag nicht mehr wegzudenken und kann in vielen Situation Stift und Papier problemlos ersetzen. Doch auch das gute, alte Notizbuch hat weiter seine Daseinsberechtigung – und erweist sich in vielerlei Hinsicht sogar als praktischer und wertvoller. Dass handschriftlich aufgeschriebene Informationen leichter und länger erinnert werden, sollte für Manager Grund genug sein, öfter zu Kugelschreiber und Konferenzmappe zu greifen. Oder sich ein Bullet Journal zuzulegen, um in jeder Situation die wichtigsten Daten griffbereit zu haben.

 

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