Mit diesen 11 Tipps organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter

Arbeit gibt es in den seltensten Fällen zu wenig, oft eher zu viel. Projekte, Telefonate, Meetings, Berichte, Kontakte pflegen, Termine vereinbaren und wahrnehmen: Es ist schon unglaublich, was wir alles in einen Acht-Stunden-Arbeitstag hineinpacken müssen.

Wohl dem, der da kühlen Kopf und den Durchblick bewahrt.

Damit die Arbeit nicht in Stress ausartet, kommt es auf eine gute Organisation an. Mit bereits recht einfachen Mitteln kann ein jeder seinen Arbeitsalltag effizienter gestalten. Wir geben in diesem Beitrag 12 hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Arbeit schneller schaffen und bessere Ergebnisse erzielen.

1. To-do-Listen erstellen

Schritt 1 ist zu wissen, was Sie überhaupt alles erledigen müssen. Am einfachsten bewahren Sie den Überblick, indem Sie auf To-do-Listen setzen. Notieren Sie, was Sie an einem Tag schaffen müssen oder wollen. Und haken Sie ab, sobald Sie etwas abgearbeitet haben.

Schreiben Sie sich dabei Termine so konkret wie möglich auf und planen Sie auch, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. So erkennen Sie frühzeitig, ob Sie sich zu viel vorgenommen haben – und können bestimmte Aufgaben mit geringerer Priorität auf einen anderen Tag legen.

2. Ordnung halten

Zwar lautet ein Spruch, dass nur das Genie das Chaos beherrscht – doch das heißt ja nicht im Umkehrschluss, dass jeder, der einen unaufgeräumten Schreibtisch hat, automatisch zum Genie mutiert. Halten Sie also Ordnung: auf dem Schreibtisch, in Ihrem Büro, im Terminkalender, im E-Mail-Postfach und in Ihrer Arbeitsmappe.

Tatsächlich verlieren wir jeden Tag sehr viel Zeit, weil wir Dinge suchen müssen. Das wichtige Dokument für das Projekt, an dem wir arbeiten, liegt natürlich immer ganz unten auf dem Papierstapel auf unserem Schreibtisch. Und trotz Suchfunktion ist die Mail des Geschäftspartners, auf die wir unbedingt noch antworten müssen, unauffindbar.

Vor allem Menschen, die im Home Office arbeiten, sollten besonders viel Wert auf Ordnung in ihrem Arbeitsalltag legen. In unserem Blogbeitrag „10 Tipps, damit Sie im Home Office fokussiert arbeiten“ erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.

3. Realistische Ziele setzen

Ein großes Problem – speziell von Perfektionisten – ist, dass sie sich zu ambitionierte Ziele setzen. Das hat in der Regel zwei Dinge zur Folge:

• Stress: Um die Ziele zu erreichen, arbeiten sie dann doppelt so hart, machen Überstunden und geraten an ihre Belastungsgrenze.
• Demotivation: Bestimmte Aufgaben bleiben liegen, was auf die Motivation drückt und Frust hervorruft – eine negative Emotion, die den Stress noch zusätzlich erhöht.

Setzen Sie sich stattdessen lieber realistische Ziele. Eine gute Methode hierfür aus der Managementpraxis ist die ALPEN-Methode. Mit dieser bringen Sie Struktur in Ihren Arbeitsalltag – und sehen vor allem Pufferzeiten vor. Denn tatsächlich läuft kaum ein Arbeitstag so, wie man ihn sich vorher erhofft hat. Wer der ALPEN-Methode folgt, verplant nur etwa 60 % seines Arbeitstages und sieht rund 40 % der Zeit für Unvorhergesehenes vor.

4. Bullet Journal führen

Bullet Journals sind heutzutage im Management und auch in anderen Bereichen in aller Munde. Es handelt sich um einen Mix aus Terminplaner und Notizbuch 2.0.

Speziell für Manager ist es wichtig, Informationen egal welcher Art stets wiederauffindbar zu notieren. Viele setzen dabei auf digitale Tools, doch haben die häufig noch ihre Schwächen – weshalb ein Bullet Journal ganz klassisch aus Papier und mit einem hochwertigen Kugelschreiber für viele die bessere Lösung ist.

Notiert werden kann in einem Bullet Journal alles, was von Bedeutung ist: Tages- und Wochenplanung, Ziele, Kontakte, Listen, aber auch Erfolge, die der eigenen Motivation dienen. Werfen Sie einen Blick auf unsere Top 10 Bullet-Journal-Inhalte, die jeder Manager kennen sollte.

5. Arbeitsmappe zulegen

Wer viel im Außendienst unterwegs ist, muss seinen Schreibtisch immer bei sich haben. Eine Konferenzmappe hilft, Ordnung in die Unterlagen zu bringen – und bietet Platz für Tablet und Laptop, Dokumente, Visitenkarten, Kugelschreiber und Tintenroller sowie den Terminkalender und das Notizbuch. So geht nichts verloren und Sie haben Ihren Arbeitsplatz jederzeit auf eine kompakte Art griffbereit.

6. Das eigene Zeitmanagement optimieren

Das größte Problem für viele von uns ist der Umgang mit der Zeit. Diese ist kostbar – und irgendwie haben wir nie genug davon.

Das eigene Zeitmanagement zu optimieren ist somit eine Kernaufgabe für alle, die ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten wollen. Die Managementliteratur kennt zahlreiche Methoden, die mal mehr und mal weniger theoretisch sind und sich auf die Berufspraxis übertragen lassen. In unserem Blogbeitrag „10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement im Alltag“ geben wir sofort umsetzbare Hinweise, durch die Sie mehr Zeit fürs Wesentliche haben, und sagen Ihnen, welche Werkzeuge Ihnen gewisse Arbeiten abnehmen.

7. Pausen einplanen

Niemand schafft es, acht oder zehn Stunden konzentriert durchzuarbeiten. Irgendwann ist der Akku einfach leer und Sie brauchen eine Pause. Planen Sie Pausen deshalb stets aktiv ein, um den Kopf ein wenig zu entlasten und damit sich die Augen erholen können. Faustregel: Alle zwei Stunden sollten Sie mindestens zehn Minuten lang nicht auf den Bildschirm starren. Im Anschluss an die Pause fühlen Sie sich gleich viel fitter und können die nächsten Aufgaben mit neuem Schwung angehen.

8. Tools und Apps sinnvoll einsetzen

Bei der Vielzahl an Aufgaben, denen sich viele von uns heutzutage gegenübersehen, bleibt nichts anderes übrig, als auf fremde Hilfe zurückzugreifen. Diese Hilfe kann verschieden aussehen: Entweder delegieren wir Aufgaben an Kollegen oder lagern sie ganz aus. Oder wir setzen auf digitale Helferlein in Form von nützlichen Tools oder Apps.

Für den Arbeitsalltag können wir die folgenden Apps nur wärmstens empfehlen:

• Evernote: Dabei handelt es sich um eine Notiz-App, die mit Text, Fotos und auch Sprachaufnahmen arbeitet. So lassen sich etwa Arbeitsaufgaben verwalten oder To-do-Listen anlegen und pflegen.
• CamScanner: Die App scannt alles, was Sie scannen wollen, und legt es geordnet ab. Das erspart mühsames und zeitaufwändiges Notieren von Informationen und erleichtert das Aufbewahren von Dokumenten.
• RescueTime: Viel Zeit vertrödeln wir jeden Tag mit allerlei sozialen Netzwerken, Apps und Internetseiten. RescueTime hilft dabei, diese Zeitfresser zu identifizieren, damit wir sie künftig meiden und effizienter arbeiten können.

9. Nicht auf jede E-Mail sofort antworten

Im Durchschnitt bekommt jeder von uns jeden Tag 26 berufliche Mails. Kalkuliert man für jede Mail fünf Minuten zum Lesen und Beantworten, sind schon einmal zwei Stunden Arbeitszeit weg. 

Das Problem: Tatsächlich verlieren viele Arbeitnehmer noch deutlich mehr Zeit mit Mails – einerseits, weil sie lange über Formulierungen nachdenken, andererseits, weil sie ständig online sind und sofort auf jede Mail reagieren, die hereinkommt. Das wiederum stört ihre Konzentration für andere Aufgaben und kostet dann wieder Zeit, um die ursprünglichen Arbeitsaufgabe wieder aufzunehmen.

Wer effizienter arbeiten will, befolgt die folgenden drei Tipps:

• Planen Sie Zeitslots ein, in denen Sie ihre Mails lesen und beantworten – und zwar NUR dann! Öffnen Sie Ihr Mailprogramm zum Beispiel am Morgen, nach der Mittagspause und vorm Feierabend. Öfter müssen die allerwenigsten Arbeiter ihre Mails checken, denn das Meiste ist nicht dringend.
• Klassifizieren Sie Ihre Mails in „dringend“ und „wichtig“ sowie in „nicht dringend“ und „nicht wichtig“. Nur die wichtigen und dringenden Mails genießen Priorität – und das werden in der Praxis die allerwenigsten Mails sein. Mails der anderen Kategorien beantworten Sie gesammelt zu einem festgelegten Zeitpunkt, zum Beispiel einmal pro Woche.
• Schalten Sie die Mailbenachrichtigung von Outlook oder Ihres Mailprogramms aus. So sehen Sie nicht, wenn eine neue Mail ankommt – und werden nicht aus Ihren Arbeitsprozessen gerissen.

Mit Boomerang gibt es übrigens eine praktische App, die so eingestellt werden kann, dass sie Ihnen alle eingehenden Mails gebündelt zu einem bestimmten Zeitpunkt schickt. So werden Sie garantiert nicht mehr von neuen Mails gestört.

10. Für etwas Wohnlichkeit sorgen

Gut ein Drittel eines Tages verbringen wir auf der Arbeit – viele von uns sogar noch mehr Zeit. Ein Grund, den Arbeitsplatz ein bisschen wohnlich einzurichten.

Eine Pflanze auf dem Schreibtisch, ein paar private Fotos von der Familie, die Lieblingskaffeetasse, der edle Kugelschreiber aus Palisanderholz: Schon kleine Dinge können für mehr Behaglichkeit sorgen.

Viele Firmen haben ebenso längst erkannt, dass der Wohlfühlfaktor bedeutsam ist für die Produktivität und die Motivation. Sie bieten Pausenräume mit Kicker, Tischtennisplatte und Wohlfühlecke an, einige sogar ganze Fitnessräume, in denen sich die Mitarbeiter ein wenig austun können.

11. Auch mal rausgehen und sich bewegen

Wer den ganzen Tag am Schreibtisch sitzt, denkt zwar, dass er seinen Körper schont. Doch in Wahrheit ist dem nicht so. Der Körper leidet dennoch, vor allem der Rücken leistet Schwerstarbeit. Und das drückt dann auch auf die Konzentration.

Eine halbe Stunde an der frischen Luft und ein wenig Bewegung sorgen für neuen Schwung. Zwar muss diese halbe Stunde am Ende nachgearbeitet werden, dafür aber erledigen Sie Ihre Aufgaben deutlich zielstrebiger. Die frische Luft tut dem Geist, die Bewegung dem Körper gut.