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Weihnachten für Manager
Weihnachten für Manager: Der ultimative Guide, wie Sie das perfekte Geschenk finden (+ 10 Insidertipps)
Nun ist es also schon wieder passiert! Dabei haben wir es doch immer und immer wieder betont: Sie müssen Ihre Organisation optimieren und mehr Zeitfenster für außergewöhnliche und unvorhersehbare Ereignisse vorsehen. Sie wissen schon: der Premium-Kunde, der jetzt und nur jetzt über das Millionenprojekt sprechen will. Die Last-Minute-Präsentation für morgen früh. Oder – der Manager-Horror schlechthin: Weihnachten! Geschenke! Stress!
Das hat jetzt gerade noch gefehlt! Dabei haben Sie doch die Hochglanz-Lackschuhe bereits gegen die gemütlichen Wollpantoffel eingetauscht und den Kaffee aus dem „Ich bin hier der Chef“-Mug gekippt, um ihn mit Glühwein aus dem Wasserkocher aufzufüllen! Und dann das: Als Sie am 20. Dezember 2021 an Ihren Schreibtisch kommen und Ihr Outlook-Kalender mehr macrohart als microsoft auf die neue Woche umblättert, stellen Sie entsetzt fest, dass Ihre Sekretärin für den 24. Dezember (da wollten Sie doch freinehmen, oder?) einen Ganztagstermin „Christmas Eve“ eingetragen hat.
Insidertipp 1:
Sollte sich im kommenden Jahr zeigen, dass das Event „Weihnachten“ eine Neuauflage erfährt und daraus künftig eine alljährliche Veranstaltung werden soll, können Sie in Outlook einen entsprechenden Termin anlegen und eine automatische Erinnerung hinzufügen. Wählen Sie eine Erinnerung, die nicht zu früh (1 Monat), aber auch nicht zu spät (1 Stunde) vor dem Event aufblinkt.
Erstmal die gute Nachricht: In diesem Jahr haben Sie Glück. Weihnachten liegt günstig, denn vom Montagmorgen (als Sie erstmals von diesem neuartigen Event erfahren) und Freitagnachmittag (wenn das Event steigen soll) liegt eine ganze Woche, die Sie noch haben, um alle Geschenke zu kaufen. 2018 war das ungünstiger, da fiel der 24. Dezember auf einen Montag. Klarer Fall von krassem Planungsfehler der Kalendermacher damals! Zumindest haben sie offenbar daraus gelernt…
Dennoch sollten Sie auch 2021 schnell handeln. Als Top-Manager wissen Sie sofort, dass Sie nicht über die nötige Expertise verfügen, um das Event zu organisieren, diese aber sehr wohl extern einkaufen können. Kurze Google-Suche: Weihnachten, Geschenke, Weihnachtsmann. Aha. Den rufen Sie dann gleich mal an.
Insidertipp 2:
Vertrauen Sie nicht blind auf Informationen, die Sie im Internet finden. Viele davon sind Fake News. Ein einzelner Mann könnte niemals, außer er hieße Jeff Bezos und wäre imstande, mit einer selbstgebauten Rakete sogar ins All zu fliegen, überall auf der Welt gleichzeitig Geschenke abgeben. Diese Dienstleistung muss ganz klar outgesourct worden sein.
Das ist also die schlechte Nachricht: Es gibt keinen Weihnachtsmann. Die Arbeit bleibt an Ihnen hängen. Sie haben noch vier Tage, um alle Weihnachtsgeschenke zu kaufen. Ans Werk!
Zum Glück haben Sie studiert und kennen sich im Projektmanagement aus. Stress ist ihr zweiter Vorname. Und am Ende ist doch eh nur alles eine Frage des Geldes. Sie legen also erst einmal ein Budget fest. Einfache Faustregel: Geben Sie nicht mehr Geld aus, als Sie haben – vor allem nicht kurz vorm Jahresende, das versaut die Zahlen!
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Insidertipp 3:
Bei einem Weihnachten-Event zeigen Erfahrungswerte aus der Praxis, dass neben Ausgaben auch Einnahmen in zum Teil bedeutender Größenordnung zu Buche schlagen können – ein Zeichen dafür, dass sich ein Event „rentiert“ (der Begriff geht auf die Beschäftigung von saisonalen Hilfsarbeitern zurück, die in der Weihnachtsgeschichte „Rentiere“ heißen). Sie sollten auch die Einnahmen unbedingt in Ihrer Kostenplanung berücksichtigen. Im klassischen, vereinfachten Weihnachtsgeschenke-Modell von S. Claus ergibt sich die Formel Ausgaben/X = Einnahmen, wobei X einen Wert zwischen 1 und 6 annehmen kann und 1 für ein besonders gutes Benehmen im laufenden Geschäftsjahr und 6 für ein sehr schlechtes Benehmen im laufenden Geschäftsjahr steht. (In besonderen Ausnahmefällen kann sich X auch unter 1 und über 6 bewegen.)
Steht das Budget, geht es an die Zielgruppenanalyse. Wen möchten Sie mit dem Event „Weihnachten“ erreichen und wer wird somit ein Geschenk bekommen?
Der Übersicht halber bieten sich hier Listen-Tools wie Excel oder ein liniertes Blatt Papier an. Notieren Sie alle potenziellen Teilnehmer und ordnen Sie diesen spezifische Informationen wie Alter, Geschlecht, Schlips- oder Fliege-Träger, Geschenk-Unverträglichkeiten usw. zu. Diese Übersicht wird Ihnen später helfen, die passenden Geschenk-Ideen zu finden.
Insidertipp 4:
Ordnen Sie jedem potenziellen Teilnehmer einen Kosten-Nutzen-Index zu. Ist von einem Geschenkpartner ein hoher Ertrag zu erwarten (E-Bike, neuer Swimmingpool, Beförderung), dann ist der Kosten-Nutzen-Index hoch anzusetzen. Ergibt sich ein voraussichtlich geringer oder gar negativer Ertrag (Socken, selbstgemalte Bilder, Schlager-CD), sollte der Kosten-Nutzen-Index aus Wirtschaftlichkeitsgründen niedrig angesetzt werden. Entsprechend dieser Kosten-Nutzen-Analyse können Sie Ihre Investitionen in Geschenke personalisiert und individuell planen. Einfache Faustformel: Je persönlicher ein Geschenk, desto größer die Freude beim Beschenkten.
Der selbst für Weihnachts-Experten häufig schwierigste Schritt ist nun die Ideenfindung. Während Laien nichts anderes übrig bleibt, als sich im Internet unter dem Suchbegriff „Ideen für Weihnachtsgeschenke“ auf die Google-Expertise zu verlassen und beim Top-Treffer zwischen einer Kuscheldecke mit Ärmeln (nannte man früher Pullover), einem Zahnstocher-Spender und einem Einhorn-Deko-Licht zu wählen, gehen Experten die Suche natürlich systematisch an. Stichwort Kreativtechniken.
Bekannt sind Mindmap (Ideen auf einen Zettel schreiben) und Brainstorming (gemeinsam Ideen auf einen Zettel schreiben). Als für die Geschenkefindung besonders effektiv haben sich hingegen die Alphabetmethode (zu jedem Buchstaben ein Geschenk, das mit diesem Buchstaben beginnt; Nachteil: funktioniert nur bei exakt 26 zu Beschenkenden) und das Kneten (ein Teamteilnehmer bekommt ein Stück Knete und formt solange etwas, bis ein anderer Teamteilnehmer eine Idee hat, welchem möglichen Geschenk das gleicht; dieses Geschenk wird dann gekauft) erwiesen.
Insidertipp 5:
Um peinliche Dopplungen zu vermeiden, die sich bei wiederholten Weihnachtsevents ergeben können, sollten Sie ein Archiv der bereits gemachten Geschenke führen. Hat ein Geschenkpartner von Ihnen bereits im vergangenen Jahr einen Taschenkalender 2021 bekommen, sollten Sie ihm in diesem Jahr keinen neuen Taschenkalender 2021 schenken. Einzige Ausnahmen: Haben Sie bereits eine Socke verschenkt, freut sich der Beschenkte sicher über eine zweite. Auch Literatur lässt sich doppelt schenken, sollte der Beschenkte bereits ein Buch haben: Der Trend geht zum Zweitbuch.
Ein wichtiger Punkt bei der Organisation eines Weihnachtsevents ist das richtige Zeitmanagement. Dabei gibt es zahllose Methoden, die Ihnen dabei helfen, die Projekt-Deadline am 24. Dezember einzuhalten. Wir stellen drei der wichtigsten Methoden kurz vor:
ALPEN-Methode:
ALPEN steht für Ausschau halten, Lagern, Planen, Einkaufen und Notfallplan erstellen. Es handelt sich um die Methode all jener, die bereits zwei Jahre im Voraus ihre Weihnachtsgeschenke zusammenhaben. Diese Methode ist jedoch nicht mehr zeitgemäß und wird mehr und mehr durch die SMART-Methode ersetzt.
80-zu-20-Regel:
Diese Methode geht von dem Grundgedanken aus, dass der größte Teil der Geschenke (80 Prozent) mit einem überschaubaren Gesamtaufwand (20 Prozent) zu beschaffen ist. Dabei konzentriert sich der Schenkende auf die wirtschaftlich bedeutendsten Beschenkten (in der Regel Oma, Opa, reiche Tanten und Onkel sowie Vorgesetzte und einflussreiche Lobbyisten) und widmet unwirtschaftlichen Zielgruppen (Kleinkinder, von denen nur Selbstgebasteltes zu erwarten ist) weniger Zeit.
SMART-Methode:
Der Begriff „smart“ (englisch für „schlau“ und „gewieft“) wurde gewählt, weil der Schenkende seine wertvolle Zeit zunächst wichtigeren Dingen widmet, bevor er in letzter Minute eine Geschenkauswahl trifft. Die SMART-Methode ist in der Management-Literatur auch als die Gutschein-Methode bekannt.
In den vergangen beiden Jahren testen Wissenschaftler zudem eine vierte Methode, die jedoch bisher nur eine vorläufige Marktzulassung besitzt und für die es Befürworter und Gegner gibt: die Corona-Methode, vereinzelt auch unter „Lockdown-Methode“ bekannt. Bei dieser Methode wird davon ausgegangen, dass rechtzeitig vor Heiligabend durch staatliche Maßnahmen das weihnachtliche Leben so stark eingeschränkt wird, dass das Weihnachts-Event abgesagt werden muss. Die Risiken und Nebenwirkungen dieser Methode sind noch nicht abschließend erforscht.
Insidertipp 6:
Sollten Sie ein jährlich wiederkehrendes Event unter dem Markennamen „Weihnachten“ planen, lohnt es sich, schon jetzt an die Geschenke für die nächsten Jahre zu denken. Der zeitliche Aufwand bei der Erstauflage ist dabei leicht höher, dafür können Sie bei den Folge-Events viel Zeit einsparen. Geeignete Geschenke sind zum Beispiel die James-Bond-Reihe (aktuell 25 Filme und somit Geschenkstoff für 25 Jahre) und der Brockhaus in 30 Bänden.
Sind Budgetplanung, Zielgruppenanalyse und Ideenfindung erfolgreich abgeschlossen, ist es an der Zeit, eine erste Auswertung vorzunehmen. An dieser Stelle können im Team die Erfolgsaussichten des Projektes diskutiert und gegebenenfalls letzte Veränderungen vorgenommen werden. Laden Sie zu diesem Treffen auch einen Vertreter der Marketingabteilung (Auswahl des Geschenkpapiers) und aus dem Vertrieb (Paketierung, Frage der Portokosten, Auslieferung am 24. Dezember – Achtung: halber Feiertag!) mit ein.
Insidertipp 7:
Jüngste Studien haben ergeben, dass vermieden werden sollte, zur Vorstellung des Projektstandes durch das Projekt Beschenkte einzuladen. Es kann sich eine negative Korrelation Projektkenntnis/Überraschungseffekt ergeben, die es im Sinne des Projekterfolgs zu verhindern gilt.
Die Geschenkübergabe stellt von jeher für Weihnachts- und ähnliche Events eine Mammutaufgabe dar. Aus der älteren Vertriebsliteratur sind Fälle von hoher Arbeitsbelastung bis hin zur Ausbeutung und zum Teil Burnout bekannt. So musste noch in den 90er-Jahren ein Paketzusteller allein in Deutschland in einem Zeitfenster von knapp zwei Stunden mehr als 35 Millionen Haushalte beliefern – von der von Gewerkschaften stark kritisierten Arbeitskleidung aus rotem Mantel, Mütze und Rauschebart ganz abgesehen.
Durch moderne Vertriebslösungen haben sich die Arbeitsbedingungen deutlich verbessert und zahlreiche Geschenke können heutzutage online zugestellt werden (Geldleistungen, Gutscheine, MP3-Dateien selbstkomponierter Lieder).
Insidertipp 8:
Sollten Sie eine persönliche Geschenkübergabe ins Auge fassen, planen Sie diese vorab. Erfolgt die Schenkung an einen Adressaten mit niedrigem Kosten-Nutzen-Index, ist anzuraten, der Geschenköffnung nicht persönlich beizuwohnen (nennen Sie terminliche Verpflichtungen). Bei einem sehr hohen Kosten-Nutzen-Index kann es sich dagegen lohnen, etwas mehr Zeit einzuplanen (zum Beispiel für einen Dankes-Whisky und einen eilig aus dem Weinkeller geholten 87er-Chardonnay als Dankeschön).
Auch im Bereich der Weihnachts-Events hat es durch die Covid-Pandemie große Einschnitte und Veränderungen gegeben und Sie sehen sich mit besonderen Herausforderungen konfrontiert. Beachten Sie dies bei der Planung – vor allem der Bereich der Distribution ist davon stark betroffen. Ein paar Hinweise:
- Bestellen Sie frühzeitig für Ihr Vertriebsteam Gesichtsmasken in ausreichender Anzahl. Die aktuell gültige Richtlinie lautet, dass die Maske alle 4 Stunden gewechselt werden sollte. Beim Einsatz eines Bescherungs-Paketzustellers in einer traditionellen 2-Stunden-Schicht müssen Sie im Budget also 0,5 Stück Maske einplanen.
- Beachten Sie die unterschiedlichen Anforderungen an Gesichtsmasken in den einzelnen Bundesländern. Während in Bayern für Ihre Paketzusteller FFP2-Masken vorgeschrieben sind, können in Baden-Württemberg auch normale OP-Masken getragen werden. In Thüringen sind selbstgehäkelte Masken mit Garnstärke 20 ausreichend, während in den nördlichen Bundesländern mit Zugang zu Ost- oder Nordsee in der Regel Masken aus Friesennerz zwingend vorgeschrieben sind.
- Nach jedem Personenkontakt sind die Hände gründlich zu desinfizieren. Bei einem Mitteleinsatz von 1 ml pro Reinigungsvorgang und 35 Millionen Weihnachtsevents-Endkunden sollten Sie einen Vorrat von 35.000 Litern Desinfektionsmittel einplanen. Sehen sie genügend viele Rentiere vor, die diesen Tanklastzug ziehen können.
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Insidertipp 9:
Wussten Sie schon, dass Sie Schenkungen von der Steuer absetzen können? Und Weihnachten ist das Fest der Geschenke…
Am Ende eines jeden Weihnachts-Events steht eine Erfolgsanalyse, das Controlling. Faustregel: Übersteigt der Wert der selbst erhaltenen Geschenke die Ausgaben für die von Ihnen gemachten Geschenke, kann das Projekt als erfolgreich verbucht werden. Fällt der wirtschaftliche Ertrag hingegen negativ aus, müssen Sie ganz klar die Gründe dafür analysieren und Verbesserungen vornehmen. Mitunter zeigt sich, dass Investitionen nötig sind, um den mittelfristigen Erfolg zu erhöhen. Auch kann es sich lohnen, unwirtschaftliche Beschenkte wegzurationalisieren und stattdessen die wirtschaftlichen Pfeiler Ihrer Schenkkultur zu stärken.
Insidertipp 10:
Im Geschenkleben weht mitunter ein rauer Wind und Sie müssen, um sich gegen die Geschenkkonkurrenz zu behaupten, zu unliebsamen Methoden greifen. Hat Onkel Hartmut wiederholt Ihrem Bruder ein hochwertigeres Geschenk gemacht als Ihnen, kommen Sie nicht um harte Verhandlungen herum. Machen Sie ihm klar, dass er künftig nur noch mit Feinripp-Unterhemden und Tennissocken rechnen kann, wenn er nicht zu Investitionen bereit ist.
Fazit
Der wirtschaftliche Erfolg im Geschenkleben muss mitunter hart erarbeitet werden. Mit der richtigen Strategie und ausgeklügelten Managementmethoden wird es Ihnen gelingen, dieses Weihnachten gut zu schenken – und im Gegenzug nachhaltige Effekte auf der Einnahmenseite zu erzielen.