Mehr als nur ein Terminkalender: Wie das Bullet Journal Managern den Alltag erleichtert

Das wichtigste Management-Tool im Business-Alltag ist – egal ob analog oder digital – der Terminkalender. Selbst Top-Manager, deren Gehirn einem wandelnden Zeitplaner gleicht und die nie ein Meeting vergessen, kommen nicht ohne aus. Das Problem: Für das komplexe Management-Leben sind klassische Terminkalender nicht selten zu simpel und bieten nur ungenügende Planungsoptionen.

Jetzt, da das alte Jahr zu Ende geht, beginnt auch wieder die Zeit des Suchens nach einem guten Kalender für 2021. Und das ist die Gelegenheit, über neue Lösungen nachzudenken, um Termine, Vorhaben, Ideen und Projekte besser zu planen, mehr Struktur in den Business-Alltag zu bringen und so auch mehr Zeit für andere Dinge wie Freizeit und Familie zu schaffen. Die Auswahl an interessanten Tools, die bei der Mammutaufgabe Zeitmanagement helfen können, ist riesig. Doch am interessantesten erscheint uns eine Lösung, um die zuletzt ein kleiner Hype gemacht wird: das Bullet Journal.

Was ist ein Bullet Journal?

Das Bullet Journal ist zunächst einmal etwas Englisches. „Bullet“ steht für „Punkt“. Und „Journal“ kann man als eine Art Tagebuch übersetzen. Erfunden hat es der New Yorker Designer Ryder Carroll, der daraus eine Methode für Planung und Zeitmanagement entwickelt hat und das Prinzip seither erfolgreich vermarktet. Seine nicht gerade bescheidene Vision: „It will not only help you get more organized but will also help you become a better person.”

Im Grunde handelt es sich beim Bullet Journal um einen Mix aus Terminkalender und Tagebuch sowie allerlei To-Do-Listen in der Form eines Notizbuchs. Soll heißen: Alle Punkte (bullets) darin sind ungeordnet bzw. gehorchen jener Ordnung, die der Nutzer des Journals ihnen gibt. Das bedeutet also nichts anderes, als dass jeder sein eigenes Bullet Journal nach seinen eigenen Wünschen und Anforderungen an eine gute Lebensorganisation anlegt.

Wenn man so will, kann man das Bullet Journal als die deutlich besser organisierte Fortführung der losen Notizzettel und Post-its sehen, die wir bisher immer hier und dort in unserem Leben verteilt und dann auch oft nicht mehr wiedergefunden haben.

Business Bullet Journals für ein gutes Zeitmanagement

Die vermeintliche Schwäche des Bullet Journals – das Fehlen einer klaren Basisorganisation – ist womöglich sein größtes Plus, wenn es darum geht, darin das Wundermittel für sein Zeitmanagement sowohl in einem beruflichen als auch in einem privaten Sinne zu sehen. Nur relativ wenig wird aktuell über Business Bullet Journals geschrieben, dabei sind die Möglichkeiten etwa im Projektmanagement schier grenzenlos:

• Perfekte Organisation des Arbeitsalltags
• Aufgaben, Projekte und Termine auf eine individuell optimierte Art strukturieren
• kurz-, mittel- und langfristige Aufgaben identifizieren und verwalten
• tägliches Zeitmanagement planen
• alles auf einen Blick (in einem Heft oder in einer App)
• unabhängig von Branchen und Fachbereichen für jeden nutzbar
• optimales Tool für eine perfekte Work-Life-Balance

Und da könnten wir noch eine ganze Weile weitermachen, denn die Liste der Vorteile eines Bullet Journals für Manager ist extrem lang.

Wie kann man sein Bullet Journal gestalten?

Das Schöne ist: Für ein Bullet Journal braucht es nur zwei Dinge: ein Notizbuch und einen Kugelschreiber. Eine gewisse kreative Ader hilft, ist aber nicht zwingend nötig. Hat man sein Bullet Journal Zubehör zusammen, kann es auch schon losgehen.

Da ein Bullet Journal – anders als ein klassischer Terminkalender – über keine vorgegebene Struktur verfügt, ist es an jedem selbst, die für sich passende Struktur zu entwickeln. Das geht am besten in 3 Schritten:

1. Sich über den eigenen Alltag klarwerden

Zunächst stellt sich die Frage, wie der eigene Arbeits- und private Alltag sowie das Leben an sich eigentlich ablaufen. Jemand, der eine klar definierte und jeden Tag gleiche Arbeitsaufgabe und keinerlei Kundenkontakt hat, hat andere Anforderungen an eine Bullet Journal als ein Manager, der Termine organisieren, Teams leiten und Projekte planen muss. Entsprechend sind auch die Anforderungen an einen komplexen Terminplaner anders.

2. Prioritäten festlegen und Themen strukturieren

Je komplexer der eigene Alltag, desto wichtiger sind Prioritäten, um sich nicht in unwichtigen Dingen zu verlieren und darüber die bedeutenden Aufgaben zu vernachlässigen. Eine klare Struktur in Bezug auf die verschiedenen Elemente des künftigen Bullet Journals ist daher unumgänglich: Welchen Raum sollen Termine einnehmen, wie wichtig ist eine übersichtliche Gliederung und Begleitung laufender Projekte, inwiefern müssen andere Teammitglieder einbezogen werden, welche Bedeutung sollen dabei persönliche Ziele – beruflich wie auch privat – haben usw.

3. Bereiche benennen und Tools festlegen

Für eine optimale Übersichtlichkeit sollte nun entschieden werden, wie genau Termine, Aufgaben und Co. im Bullet Journal abgebildet werden. Für manche Punkte bieten sich einfache Listen an, für andere eine Kalenderform, Projekte und deren Fortschritt erfordern in der Regel eigene Kategorien in komplexerer Berichtform à la Tage- oder Logbuch. Wie genau das Bullet Journal organisiert wird, hängt von jedem selbst ab: Der Eine braucht Struktur bis ins kleinste Detail, der Andere kommt viel besser mit einem organisierten Chaos klar. Hilfreich ist es für Bullet Journal Anfänger immer, sich ein paar Inspirationen zu holen und bei anderen ein paar Business Bullet Journal Ideen abzuschauen.

Diese Top 10 Bullet Journal Inhalte sind für den Business-Alltag ein Muss

Wenngleich ein jedes Bullet Journal individuell, persönlich und somit wahrlich einzigartig ist, gibt es doch gerade für Business Bullet Journals einige Kategorien, an denen kein Weg vorbeiführt. Unsere Top 10 der Business Journal Inhalte sieht dabei wie folgt aus:

• Tagesplaner: Ein Tageskalender ist das Kernelement eines Bullet Journals. Hier werden wie in einem klassischen Planer die anstehenden Termine notiert und Aufgaben aufgelistet, die erledigt werden müssen. Darüber lässt sich mithilfe von Zeitmanagement-Methoden wie der ALPEN-Methode der Tag strukturieren.
• Liste der Ziele: Umfasst der Tageskalender konkrete und aktuell anstehende Ereignisse und Tätigkeiten, so braucht es in einem guten Bullet Journal für Manager unbedingt auch ein langfristiges Planungstool. Hier werden Business-Ziele etwa für das Kalenderjahr notiert, Entwicklungswünsche aufgeschrieben, Weiterbildungen gelistet und etwa Aufgaben genannt, für die es noch keine klare Deadline gibt, die aber in jedem Fall erledigt werden sollen. Betrifft der Kalender also das operative Geschäft, so bildet dieser Listenbereich vorwiegend die strategischen Ziele ab.
• Wochenübersicht: Aktuelle Projekte lassen sich nicht immer nur schlicht in einem Tagesplaner darstellen, sind aber auch für die Liste der Ziele viel zu konkret. Es braucht also außerdem eine Wochenübersicht und/oder eine Monatsübersicht über Aufgaben, Projekte, Deadlines und etwa Teamziele.
• Key-Symbole und Codes: Da der Alltag eines Managers komplex ist und Aufgaben einen unterschiedlichen Status haben können, helfen Codes und Symbole, um nicht den Überblick zu verlieren. So kann man Symbole für aktuelle Aufgaben, erledigte Aufgaben, Kontakte, Events, Termine, Notizen usw. festlegen sowie etwa durch Farben anzeigen, ob es sich um berufliche Dinge, private Termine oder zum Beispiel um konkrete Kunden oder Geschäftspartner handelt. Auf einer Übersichtsseite am Anfang des Bullet Journals werden die Symbole festgelegt und dann in den einzelnen Kalenderbereichen verwendet.
• Projektmanagement: Projekte sind für klassische Terminkalender zu komplex. In einem Bullet Journal können sie hingegen gut abgebildet werden, da für jedes Projekt die passende Struktur angelegt werden kann. So können Projektziele notiert, ein detaillierter Zeitplan erstellt und dann auch in die verschiedenen Kalenderübersichten übertragen sowie eine genaue Projektverfolgung erstellt werden mit Meilensteinen, die abgearbeitet wurden, Problemen, die aufgetreten sind, und Nachjustierungen, die vorgenommen werden müssen.
• Jahresübersicht: Bestimmte Termine wie die Jahreshauptversammlung oder Vorstandssitzungen stehen schon früh fest und sollten Bestandteil einer langfristigen Planung sein. In einer Jahresübersicht sind diese bestens aufgehoben, genau wie auch wichtige Termine mit Geschäftspartnern oder zum Beispiel Messen oder bedeutsame Präsentationen. Und: Natürlich sollte auch der eigene Jahresurlaub nicht vergessen werden.
• Collection-Lists: Nicht alles Wichtige ist termingebunden oder lässt sich einem konkreten Projekt zuordnen. Dennoch wollen wir bestimmte Informationen auf gar keinen Fall vergessen und sie deshalb irgendwo notieren – Was sich bestens in einer oder mehreren speziellen Listen/Sammlungen machen lässt:
  • Links zu interessanten Business-Seiten,
  • Management-Bücher, die wir einmal lesen möchten,
  • Kontaktlisten,
  • Best-Practice-Beispiele der Konkurrenz oder auch aus anderen Branchen,
  • Social-Media-Beiträge, die bedeutsam sind, usw.
• Showroom der Erfolge: Ein Bullet Journal ist nicht nur ein Planer für alles, was ansteht, sondern zugleich ein Tagebuch dessen, was bereits geschafft wurde. Der eigenen Motivation wegen finden wir einen Showroom der eigenen Projekterfolge wichtig. Dieser hilft in schwierigen Zeiten, nicht den Mut zu verlieren, und zeigt außerdem bei Bedarf gegenüber Vorgesetzten auf, was man selbst alles in den vergangenen Monaten geleistet hat.
• Persönliche To-do-Liste: Wir alle wünschen uns eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Im beruflichen Bullet Journal hat deshalb unbedingt auch das Private etwas zu suchen – zumal man das eine mitunter gar nicht vom anderen trennen kann. Persönliche To-do-Listen gehören also unbedingt mit hinein: welche Reisen möchte man unbedingt unternehmen, welche Bücher lesen, welche Filme sehen, welche privaten Ziele im neuen Jahr erreichen usw. Die Bullet-Liste der Reisen kann zum Beispiel in einem professionellen Kontext durchaus plötzlich von Belang sein, wenn es um die Dienstreisenplanung geht: Vielleicht lässt sich das Angenehme mit dem Nützlichen ja verbinden und nach einer beruflichen Konferenz in einem Land springt noch eine Woche Urlaub heraus.
• Index: Ganz wichtig: Um sich im eigenen Bullet Journal schnell zurechtzufinden, braucht es ein Inhaltsverzeichnis und Seitenangaben. Je komplexer das Bullet Journal, desto größer die Gefahr, sich ohne diesen Index irgendwann hoffnungslos darin zu verlieren.

Studien: Bullet Journals machen die Arbeit leichter

Dass Bullet Journals für Projektmanager eine große Arbeitserleichterung darstellen können, haben Studien gezeigt. So finden drei von vier Projektmanagern, dass ein Bullet Journal ihre Arbeit leichter oder sogar viel leichter macht. Dabei fiel auf, dass Bullet Journals immer interessanter werden, je höher in der Hierarchie eines Unternehmens der Anwender angesiedelt ist: Vor allem Direktoren, Koordinatoren, Senior Manager und Eigentümer greifen darauf zurück – und wissen die Fähigkeit der Bullet-Journal-Methode zu schätzen, komplexe Zusammenhänge recht übersichtlich darzustellen.

Die Hälfte der Nutzer von Bullet Journals vereinen dabei berufliche Inhalte mit privaten in ein und demselben Buch.

Bullet Journal Apps können das Gleiche wie Bücher – und noch viel mehr

Apropos Buch: Natürlich sind wir im heutigen digitalen Zeitalter nicht mehr auf Papierlösungen beschränkt, wenn es darum geht, ein Bullet Journal zu führen. Das Angebot an Bullet Journal Apps nimmt fast täglich zu und der Markt hat einige interessante Lösungen zu bieten:

• Journey: Die App besticht durch ihr simples Design und ihre einfache Handhabung. Sie eignet sich bestens, um im Tagebuch-Stil Erlebtes festzuhalten und mit allerlei Zusatzinformationen zu versehen, ist aber zudem auch eine tolle Listen-App. Die Basisversion ist kostenlos und Journey-Nutzer können sich auf einen starken Austausch mit der weltweiten Community freuen.
• Evernote: Evernote ist im Grunde ein Notizbuch, das man ziemlich frei gestalten kann – genau wie ein analoges Bullet Journal also. Eine Basis-Version ist gratis und umfasst ein gewisses monatliches Upload-Volumen, eine ausgefeilte Suchfunktion und eine Synchronisation von zwei verschiedenen Geräten.
• Todoist: Im klassischen Sinne ist das keine Bullet-Journal-App, sondern eher ein Erinnerungs- und Listentool. Doch wer eben genau das braucht, weil er für alle Kalenderfunktionen sowieso andere Angebote nutzt, bekommt mit Todoist eine super App. Aufgaben können angelegt und mit anderen Nutzern geteilt werden, Projekten verschiedene Prioritäten zugeordnet und Label festgelegt werden. Die Basisversion ist kostenlos.
• Bullet Journal Companion: Die App ist eine Ergänzung und sowas wie der verlängerte digitale Arm des offiziellen Bullet Journals von Erfinder Ryder Carroll. Gedacht ist sie vor allem für Momente, in denen das analoge Bullet Journal nicht greifbar ist. Dabei weist die App eine ganze Menge interessanter Zusatzfunktionen auf. Die wohl beste: Beiträge der Community, die für ständig neuen Content sorgt.
• Journalist: Diese App ist etwas anders als die anderen, denn sie funktioniert eher als eine Art Mix aus Bullet Journal und Scrapbook. Schreiben, Malen, Audio und Video: Alles ist möglich und kann miteinander kombiniert werden. Neben Fotos sind etwa auch 360°-Zeichnungen machbar. Diese App ist somit ein wirklich digitales Bullet Journal.

Der große Vorteil von digitalen Bullet Journals ist ganz sicher, dass man von überall darauf zugreifen und die App-Daten mit anderen Geräten und Programmen synchronisieren kann. Jedoch ist die Nutzung oft gewöhnungsbedürftig, da das Wechseln zwischen verschiedenen Ansichten mühsam sein kann.

Fazit

Sicher: Bullet Journals sind ein bisschen ein Mode-Hype – wie so einiges, was uns den Alltag erleichtern soll. Für manchen ist es nicht viel mehr als ein Notizbuch oder eine Kladde. Andere sehen darin einen komplexeren Terminkalender.

Für Manager bietet dies aber ungeahnte Möglichkeiten. Sie bekommen mit dem Bullet Journal ein Tool an die Hand, das sie individuell auf ihre eigenen Bedürfnisse abstimmen und flexibel auf die aktuellen Begebenheiten anpassen können (was mit einem vorgedruckten Terminplaner in der Regel sehr schwierig ist). Zugleich lassen sich nach Belieben Kategorien und Inhalte hinzufügen, die weit über klassische Kalenderfunktionen hinausreichen. Die Projektplanung und -steuerung kann – zumindest in einem groben Rahmen – ebenso über ein Bullet Journal erfolgen wie etwa eine strategische Planung des nächsten Jahres.

Selbst der Nachteil, das am Anfang eines Bullet Journals dessen Erstellung steht, führt schlussendlich wieder zum größten Vorteil eines Bullet Journals: dessen Individualität. So kann jeder seine eigene Ordnung schaffen und im Zweifel auch mit der etwas chaotischen Organisation eines Bullet Journals umgehen. Denn zumindest ist es das eigene Chaos, das es zu managen gilt. Und das macht vieles leichter.