Zeitmanagement für Profis: Mit der ALPEN-Methode den Tag strukturieren

Ein Arbeitstag ist endlich, die Aufgaben sind es mitunter nicht. Damit Sie nicht unter dem riesigen Berg an Tätigkeiten, die auf Sie warten, begraben werden, braucht Ihr Tag Struktur. Die ALPEN-Methode ist dabei ein starkes Instrument, um eine Tagesplanung aufzustellen.

Sie bietet gleich mehrere Vorteile: Richtig angewendet, können Sie mit ihr jeden Arbeitstag am Morgen sofort effizient und produktiv beginnen. Und sie lässt Ihnen außerdem genügend Freiraum für Unvorhergesehenes, das den Arbeitstag immer wieder durcheinanderbringt.

Einmal verinnerlicht, investieren Sie mit der ALPEN-Methode täglich nur wenige Minuten für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement, gewinnen aber jede Menge Freiraum und wertvolle Stunden.

Definition: Was ist die ALPEN-Methode?

Mit Bergen hat die ALPEN-Methode rein gar nichts zu tun – außer eben mit jenem oben beschriebenen Berg Arbeit, den es abzutragen gilt. Erdacht wurde die ALPEN-Methode – ein Akronym für 5 Schritte bei der Tagesplanung – vom promovierten Wirtschaftswissenschaftler und Bestseller-Autor Lothar Seiwert, der mit dem Ratgeber „Das 1×1 des Zeitmanagements“ und dem Buch „Simplify your Life“ echte Verkaufsschlager landete.

Mit der ALPEN-Methode lässt sich der Arbeitstag strukturieren. Aufgaben werden nach Prioritäten geordnet und mit Zeiten versehen, zudem Entscheidungen über Zuständigkeiten getroffen, etwa ob bestimmte Tätigkeiten auch delegiert werden können. ALPEN-Erfinder Seiwert rät dabei, die Planung stets am Ende eines Arbeitstages für den nächsten Tag zu erstellen.

Methode: Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode besteht aus 5 Teilen:

• A wie Aufgaben notieren: Schreiben Sie alles auf, was Sie am nächsten Tag erledigen wollen oder müssen – von Meetings über Termine bis hin zu konkreten Projekten, aber etwa auch Geschäftsessen oder E-Mails. So erhalten Sie eine To-do-Liste des kommenden Tages.
• L wie Länge schätzen: Für jede Aufgabe notieren Sie nun, wie lange die Bearbeitung in etwa dauern wird. Das nützt Ihnen doppelt: Zum einen können Sie so entscheiden, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag überhaupt schaffen und welche Sie nochmals vertagen sollten. Zum anderen werden Sie konzentrierter arbeiten, um die von Ihnen definierten Deadlines einzuhalten.
• P wie Pufferzeiten einplanen: Trotz aller Planung kommen im Laufe eines Arbeitstages immer wieder Dinge dazwischen – dringende Tätigkeiten, die sofort erledigt werden müssen, aber auch Anrufe, Smalltalk mit Kollegen oder ein Stromausfall. Planen Sie also Puffer ein. Lothar Siewert hat dafür die 60-zu-40-Regel entworfen: Verplanen Sie nicht mehr als etwa 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit für die A-Aufgaben und sehen Sie 40 Prozent als Puffer für Unvorhergesehenes vor.
• E wie Entscheidungen treffen: Sehr oft werden Sie auf Ihrer A-Aufgaben-Liste mehr Dinge stehen haben, als Sie an einem Tag schaffen. Sie müssen also entscheiden: Welche Aufgaben genießen Priorität, welche können hingegen auch einen oder mehrere Tage später erledigt oder delegiert werden? Hilfreich ist hierfür etwa das Eisenhower-Prinzip, das Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnet.
• N wie Nachkontrolle: Am Ende eines jeden Tages sollten Sie sich Zeit nehmen zu schauen, was Sie geschafft haben und was nicht. Erstens, weil Sie nicht erledigte Aufgaben so direkt für den nächsten Tag oder auch später einplanen können. Und zweitens, weil Sie für Ihre künftigen Tagespläne lernen, wie viel Sie sich vornehmen können.

Beispiel: So lässt sich die ALPEN-Methode in der Praxis anwenden

Jeder Mensch tickt anders, wenn es ums Planen geht. Wie Sie die ALPEN-Methode in der Praxis anwenden, hängt also sehr stark von Ihrer Persönlichkeit, aber vor allem auch von den Anforderungen in Ihrem Job ab.

Hilfreich dürfte für die meisten Anwender gerade am Anfang eine Tabelle sein: In der ersten Spalte notieren Sie die anstehenden Aufgaben, in der zweiten die geschätzte Zeitdauer zur Bearbeitung, in der dritten nehmen Sie eine Priorisierung vor. So können Sie entscheiden, ob die Aufgabe am nächsten Tag erledigt oder noch geschoben wird. Optional können Sie noch eine vierte Spalte einfügen, in der Sie den Erfolg notieren oder etwa Anmerkungen machen, an wen Sie die Tätigkeit delegieren.

Pro und Contra: Das sind die Vor- und Nachteile

Wirken manche Zeitmanagement-Methoden wie das Pareto-Prinzip oder die ABC-Analyse zunächst etwas beliebig und unkonkret, gibt die ALPEN-Methode Ihnen eine recht genaue Planungshilfe an die Hand. Zwar wird mitunter kritisiert, dass die allabendliche Planung des nächsten Arbeitstages Zeit in Anspruch nimmt, die man auch in konkrete Projekte investieren könnte, doch zeigt sich für geübte Anwender sehr schnell, dass dies Unsinn ist. Die Planung dauert kaum mehr als 5 Minuten, hilft aber am nächsten Tag, sofort strukturiert ans Werk zu gehen und Aufgaben effizient zu erledigen.

Fazit

Wer sehr viele und verschiedene Aufgaben in seinem Arbeitstag unter einen Hut bringen muss, kommt um eine gewisse Form der Planung nicht herum. Die ALPEN-Methode ist eine sehr effiziente und übersichtliche Art, um Struktur in den Alltag zu bringen. Ihre Nützlichkeit in der Tagesplanung hat sie bewiesen, für eine längerfristige und komplexere Wochen- oder Monatsplanung bedarf es jedoch anderer Mittel.

Im Beitrag „10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement im Alltag“ geben wir einige konkrete Ideen und Empfehlungen für eine bessere Effizienz im Arbeitsalltag.